Archivraum geleert

Matthias Holzapfel

Bereits auf ein knappes Jahrhundert Firmengeschichte kann Dickow zurückblicken: 1910 gegründet zur Herstellung von Wasserleitungen und Heizungsanlagen, verlagerte sich das Haupttätigkeitsgebiet schon bald auf die Entwicklung und Produktion von Kreiselpumpen mit dem Schwerpunkt Chemie-Normbereich. Für das mittlerweile in vierter Generation geführte Unternehmen aus Waldkraiburg am nördlichen Rand des Chiemgaus spielen hohe fertigungstechnische Problemlösungskompetenz verbunden mit hohen Qualitätsnormen von jeher eine entscheidende Rolle in der Firmenphilosophie – um diesen Qualitätsstandard zu dokumentieren, wurde Dickow bereits 1994 nach DIN ISO 9001:2000 zertifiziert sowie 1995 von Dow Chemical als qualifizierter Lieferant für magnetgekuppelte Pumpen anerkannt.

„Unsere Mitarbeiter fertigen jährlich etwa 2500 Pumpen. Dabei liegt der Fokus auf Einzel- bzw. Kleinserien bis maximal 50 Stück. Fertigungstechnisch lösen wir jede Kundenanforderung, können also nahezu jede gewünschte Pumpe bauen“, erläutert Reinhard Schossig, IT-Leiter bei Dickow. Um den gesamten Auftragsdurchlauf der rund 45 Pumpentypen in 950 Baugrößen mit jeweils etwa 60 Bauteilen mit Ein- und Verkauf, Disposition, Fertigung oder Materialwirtschaft auch EDV-mäßig optimal abbilden zu können, ist bei Dickow bereits seit 1998 das PPS-System Infor:Com im Einsatz. Schossig weiter: „Aufgrund zunehmender Anforderungen, etwa durch gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung von E-Mails, Aspekte der Datensicherheit und -transparenz sowie ganz trivial aus Zeit- und Platzgründen im Umgang mit Geschäftspapieren wie Bestellungen, Rechnungen, Prüfdokumenten oder Zollabwicklungen, haben wir uns für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems entschieden und uns dadurch eine weitere Optimierung unserer Geschäftsprozesse versprochen.“

Im Rahmen eines umfangreichen Auswahlprozesses wurden von den Dickow-Verantwortlichen unterschiedliche Dokumenten-Management-Systeme verschiedener Hersteller geprüft. „Der Markt bietet ein alle Preisklassen umfassendes Angebot, zwei Faktoren waren für unsere Entscheidung zugunsten von d.3 besonders ausschlaggebend: Zum einen hat uns die hohe aber dennoch anwenderfreundliche Funktionalität von d.3 überzeugt, zum anderen verfügt das Dokumenten-Management-System schon im Standard über eine praxiserprobte Schnittstelle zu unserem PPS-System Infor:Com.“ Innerhalb weniger Wochen wurde die Einführung durch den d.3-Vertriebspartner Berke aus München termingerecht zum 1. April 2008 abgeschlossen. Zunächst wurde der Echtbetrieb im Einkauf, im Technischen Büro und im Kundendienst gestartet, der Vertrieb steht kurz vor der Umstellung.

Ein weiterer Aspekt, der zu der Einführung des Dokumenten-Management-Systems d.3 bei Dickow geführt hat, war die Möglichkeit einer vollständigen Archivierung von E-Mails unter Berücksichtigung gesetzlicher Archivierungsvorgaben. d.3 sorgt dabei für eine langfristige, revisionssichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallender E-Mails – sowohl direkt aus einer Anwendung heraus als auch serverbasiert anhand definierter Regeln. Die Transformation aller E-Mails in langzeitstabile Formate wie TIFF oder PDF ermöglicht auch eine spätere problemlose Darstellung der Informationen unabhängig von der Erzeugerapplikation.

Um den eigenen hohen Qualitätsansprüchen, aber auch den von Kunden auferlegten Anforderungen gerecht zu werden, wird bei Dickow Pumpen jede gefertigte Pumpe vor Auslieferung einem Werksprobelauf und dabei umfangreichen Dichtheits- und Leistungsmengenprüfungen sowie Schall- bzw. Vibrationsmessungen unterzogen. Die Prüfergebnisse werden nach DIN 1944 und API 610 dokumentiert und archiviert. Neben der Ablage dieser Prüfdokumente füllten sich die Aktenordner vor der Einführung des Dokumenten-Management-Systems täglich durch Bestellungen, Kundenauftragspapiere, Rechnungen oder Lieferscheine sowie der bei Unternehmen mit hohem Exportanteil – bei Dickow etwa 40 % – üblichen aufwendigen Zollabwicklung. „Mittlerweile platzte unser 100 m2 großer Archivraum schier aus allen Nähten. Schlimmer noch allerdings als die Unmengen von täglich produziertem Papier war die bei fehlerhaft erfolgter Ablage nur wenig zufriedenstellende Informationsbereitstellung, da falsch abgelegte Prüfprotokolle keiner Pumpe zugeordnet oder Dokumente nicht oder nur mit erheblichem Zeitaufwand gefunden werden konnten“, erläutert Schossig. Ziel bei Dickow ist auf absehbare Zeit die vollständige Auflösung des Papier-Archivs. Daher werden nicht nur aktuelle Vorgänge, sondern auch alle im Unternehmen vorhandenen alten Dokumente gescannt und elektronisch gespeichert.

Die vereinfachte Datensicherung in digitaler Form lässt die Dickow-Verantwortlichen heute ruhiger schlafen. „Selbst im unwahrscheinlichen Fall eines Brandes in unserem Unternehmen sind unsere Daten auf elektronischen Speichermedien in einem feuerfesten Safe gesichert“, so Schossig, der neben diesem Sicherheitsaspekt durch den Einsatz von d.3 auch von erheblichen Verbesserungen in der Datentransparenz berichten kann. In den einzelnen Abteilungen werden viele technische Dokumente wie beispielsweise Zeichnungen jeden Tag aktualisiert. Vor d.3 erforderte die Änderung und Archivierung dieser wichtigen Unterlagen einen enormen zeitlichen Aufwand des Mitarbeiters, der die Zeichnungen suchen, kopieren und wieder korrekt ablegen musste. Neben zusätzlichen Kosten in nicht unbeträchtlicher Höhe ergaben sich dadurch auch immer wieder Probleme bei der Zuordnung einzelner Versionen einer Zeichnung zu einem Angebot oder Auftrag. Schwierigkeiten, die heute der Vergangenheit angehören. „Gerade bei den Suchvorgängen zeigt sich die große Stärke von d.3: Da das Dokumenten-Management-System auf die im PPS-System hinterlegten Daten zugreift, genügt ein Schlagwort im Suchsystem, etwa die Fertigungsauftrags-, Bestell- oder Zeichnungsnummer, und auf Knopfdruck wird der gesamte Lebenslauf eines Vorgangs angezeigt, mit sämtlichen Informationen wie alle verfügbare Dokumente in dem jeweiligen Revisionsstand, Ersatzteile, Pumpenhistorie, Zoll- und Rechnungspapiere oder Auftragsscheine.“ Die hohen Ziele, die bei Dickow Pumpen mit dem Einsatz von d.3 verbunden waren, wurden umfassend erreicht. „Obwohl man sich bei der Entscheidung für ein Dokumenten-Management-System generell darüber bewusst sein sollte, dass zunächst ein Mehraufwand erforderlich ist, vor allem dann, wenn man wie wir Unterlagen aus über 60 Jahren in elektronische Form bringen will. Dennoch konnten wir seit dem Beginn der Arbeit mit d.3 im Februar schon bis zum Sommer das umsetzen, was für das gesamte Jahr 2008 geplant war. Daher profitieren wir bereits jetzt von Effizienzsteigerungen sowie Zeit- und auch Kosteneinsparungen“, so Schossig.

cav 403

d.3 im Überblick

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