Mit leistungsfähigen Client-Server-Architekturen, optischen Speicherplatten, Inhouse- und Telekommunikation, Intranet- und Internet-Applikationen und integrierten kommerziellen Softwarelösungen hat die Informationstechnik inzwischen alle Bereiche der Industrie erobert. Hinzu kommen neue Organisationsmethoden wie die des Lean-Management. Der aktuelle Trend des Business-Process-Engineering (BPR) setzt diese Reihe fort.
Dr.-Ing. K.-J. Schröder
Die Umsetzung der genannten organisatorischen Konzepte erfordert eine neue Klasse von Software, die sogenannten Dokumenten- und Workflow-Managementsysteme. Der Erfolg von Workflow-Management liegt nicht in der Bereitstellung einer neuen Technologie, sondern vielmehr in der Verbindung einer ganzen Palette von Software-Anwendungen, die dem Benutzer aufgabenorientiert zur Verfügung gestellt werden. Workflow-Management wird zum Bindeglied bisher einzelner Anwendungsprogramme und Technologiebausteine. Beispiele sind die vielfältigen Arbeiten im Qualitätsmanagement, bestehend aus CAQ-Applikationen mit integrierter Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbankabfragen, elektronischer Archivierung und Retrival, E-Mail und Fax sowie komplexen Mainframe-Applikationen.
Die Workflow-Technik bietet greifbare Vorteile. Durch eine Automatisierung und die reibungslose Abwicklung der Geschäftsprozesse ohne „Medienbrüche in der Bearbeitung“ lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen erreichen, da das gesamte Unternehmen leistungsfähiger und produktiver gestaltet werden kann. Dieses Potential wird erst dann ausgeschöpft, wenn das Workflow-Management folgende Anforderungen erfüllt:
• Es muß flexibel die Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen beschreiben können und die Modellierung von Einzel- und Gruppenarbeit ermöglichen. Der Endbenutzer muß im Rahmen seiner Kompetenz und Praxiserfahrung selbst Änderungen vornehmen können (ad-hoc-Workflow).
• Es muß ein integriertes Dokumentenmanagement für die elektronische Vorgangsbearbeitung zur Verfügung stellen.
• Die Geschäftsprozesse auf der Basis der bestehenden und überarbeiteten Unternehmensziele müssen grafisch modelliert, simuliert und analysiert werden können.
• Es muß alle organisatorischen Maßnahmen im Rahmen der Geschäftsprozeß-Optimierung (BPR-Konzepte) wirkungsvoll unterstützen.
• Die Koppelung an Internet- und Intranet-Informationsysteme muß vorbereitet sein.
• Es muß dem neuesten Stand der IV-Technologie entsprechen.
Dokumentenmanagement als Voraussetzung
Für einen reibungslosen Fertigungsablauf müssen sämtliche Teile und benötigten Informationen vollständig und unmittelbar zur Verfügung stehen. Der maximale Automatisierungsgrad hängt somit von einer gut organisierten Teile- und Informationslogistik ab. Einen Arbeitsprozeß zu starten unter Berücksichtigung aller relevanten Informationen, ohne Unterbrechung arbeiten zu können und den Vorgang abschließen zu können, ist die optimale Zielvorstellung.
Damit wird die elektronische Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente zum Fundament für eine Vorgangsbearbeitung ohne Stillstand. Ein unternehmensweites Dokumentenmanagement ist somit der erste Schritt für eine effiziente Vorgangsbearbeitung. Ziel ist es, Routinearbeiten zu minimieren und Aufwände für Doppelarbeiten wie
• Mehrfacherfassungen,
• Mehrfachregistraturen und Mikroverfilmung,
• Nachbearbeitung,
• Kopierdienste sowie
• Such- und Finddienste in örtlich getrennten Registraturen
zu reduzieren. Das Ergebnis ist eine höhere Flexibilität, eine deutlich gestiegene Schnelligkeit, eine verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung und damit deutlich weniger Reklamationen. Erfahrungsgemäß verkürzen sich allein durch das Dokumentenmanagement die Durchlaufzeiten um mehr als 50%.
Durch ein Dokumentenmanagement werden die Unternehmen in die Lage versetzt,
• Routinearbeiten umfassend zu rationalisieren,
• ein weitgehend papierloses Vorgangsmanagement zu installieren,
• den Dokumentationspflichten der ISO 9000 zu entsprechen und
• alle relevanten Dokumente und Zeichnungen den firmeneigenen Abteilungen, Zulieferern und den Kunden in der aktuellsten Form schnell zur Verfügung zu stellen, um die Maßnahmen eines präventiven Qualitätsmanagements wirkungsvoll zu unterstützen.
Die Business Flow-Software als Basis
Business Flow beinhaltet das Dokumenten- und Vorgangsmanagement, eine grafische Organisationsdatenbank sowie ein Toolset für die grafische Vorgangsmodellierung. Folgende Anwendungslösungen sind eine Referenz für den Einsatz im industriellen Umfeld:
• Eingangspostbearbeitung mit OCR ( Optical Character Recognition),
• Zeichnungsmanagement mit einer Integration von CAD-Systemen wie AutoCAD, Medusa oder ME10,
• Normenabwicklung verwaltet und verteilt u.a. DIN-, ISO- und Werksnormen,
• Engineering-Management für die ganzheitliche Verwaltung und Steuerung aller produktbeschreibenden Daten während des gesamten Produktlebenszyklus. Dazu gehören Funktionen zur Zeichnungsverwaltung mit Freigabe- und Änderungsabläufen, Generierung und Verwaltung von Stücklisten und Sachmerkmalsleisten sowie zur Pflege der Produktlebenslaufakte.
Das Ergebnis der Weiterentwicklung
Die Ergänzung der Funktionen und bereits vorhandenen Workflow-Strukturen in der Qualitätsmanagement-Software CAQ = QSYS® durch die Steuer-, Vorgangs- und Dokumentationstrukturen von Business Flow resultiert in dem Softwaremodul Quality Flow. Es basiert auf den umfangreichen Qualitäts-Management-Funktionen von CAQ = QSYS®, das in über 500 Firmeninstallationen sowohl in Industrieunternehmen mit einer „diskreten Fertigung“ als auch bei „Prozeßfertigern“ erfolgreich im Einsatz ist.
Quality Flow ist objektorientiert aufgebaut. Alle vorgangsrelevanten Dokumente und Zertifikate, die für eine Vorgangsbearbeitung mit den CAQ = QSYS®-Modulen entstehen, werden mit QDMS, dem Qualitäts-Dokumenten-Management-System verwaltet und stehen als elektronisch verfügbare Dokumente allen Berechtigten in der Aufbauorganisation zur Verfügung.
Über eine erprobte Scanner-Technik können des weiteren extern, d. h. bei Lieferanten und Kunden generierte Papierdokumente in das QDMS einfließen und stehen somit ebenfalls als elektronisch verfügbare Dokumente für die Vorgangsbearbeitung zur Verfügung.
Die Langzeitarchivierung auf elektronischen Medien mit modernster Speichertechnologie ermöglicht ein gezieltes Retrival aller vorgangsbegleitenden Dokumente und Qualitäts-Ergebnisse auch nach einem Zeitraum von 10 Jahren.
Die objektorientierte Struktur von Quality Flow ermöglicht ein gezieltes Aktivieren der aufgabenspezifischen CAQ = QSYS®-Softwaremodule entsprechend dem im Workflow definierten Vorgangsmanagement. Dabei hat der Anwender alle relevanten Qualitätsdaten und Dokumente über die gemeinsame Datenbasis von Quality Flow im Zugriff.
Der automatisierte Link zu ERP-Systemen wie SAP R/3 wird über Produkte wie NetSAP bzw. NetCOM für andere PPS-Systeme hergestellt. Die Kommunikation zu unterlagerten Systemen erfolgt über ToolCOM.
Quality Flow ist ein ganzheitliches CAQ-System, das alle Anforderungen an ein integriertes Qualitäts-, Vorgangs- und Dokumentenmanagement-System erfüllt und als sogenanntes Enterprise Quality Planning (EQP)-System zudemein zukunftssicheres Konzept bietet.
Weitere Informationen cav-244
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