Effizientes Informationsmanagement

Exklusive Produkte rund ums Frühstück sind die Spezialität der Castle Tea Co. GmbH – Tee, Import, Feinkost. Das 1937 gegründete Hamburger Unternehmen vertreibt Produkte namhafter Marken wie Windsor-Castle, Wilkin & Sons, Tiptree oder Nelsons of Aintree. 25 Mitarbeiter und 22 Handelsagenturen betreuen die Kunden in ganz Deutschland: Einzelhändler, Großhändler, aber auch Kaufhaus- und Handelsketten.

Es ist Teil der Unternehmensphilosophie, die Kunden möglichst noch am Tag des Bestelleingangs zu beliefern. Zentrale Bedeutung kommt daher der Warenwirtschaft zu. „Nach all unseren Erfahrungen mit den zuvor eingesetzten Systemen und den damit verbundenen Kosten und Schwierigkeiten war es für uns entscheidend, über ein System zu verfügen, mit dem wir unsere organisatorischen Abläufe abbilden können“, beschreibt Geschäftsführer Hans Otto Grelck die Anforderungen, die an das neue System gestellt wurden. Für ihn war die Kommunikation auf kurzem Weg bei der Auswahl des Softwarelieferanten ein besonders wichtiger Punkt: „Wir wollten den direkten Kontakt zum IT-Partner.“ Ein erprobtes Standardprogramm sollte es auf jeden Fall sein, denn „das ist die einzige Möglichkeit für ein mittelständisches Unternehmen, mit vernünftiger und vor allem aber bezahlbarer Software zu arbeiten“. Wesentlich war auch die Anbindung der Standard-Office-Software, damit alle Mitarbeiter mit dem neuen System auch die typischen Büroarbeiten erledigen können. Neben Flexibilität und Datensicherheit war der chargenorientierte Herkunftsnachweis ein weiteres Entscheidungskriterium. Nach einer umfassenden Marktanalyse entschied sich Castle Tea für das Softwarepaket bäurer.Trade.

Heute deckt bäurer.Trade bei Castle Tea alle logistischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Lager und Statistik ab. Im Vertriebsmodul sind dies Kundendatenverwaltung, Angebotswesen, Auftragsbearbeitung, Versandwesen und Fakturierung, im Einkauf Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge. Die Disposition kann nach Mindestbestand, Verbrauch, Bedarf oder auftragsorientiert durchgeführt werden. Das Lager umfasst die Bestandsführung, Inventur und Lagerortverwaltung. Die Provisionsabrechnung für die Handelsagenturen und viele statistische Auswertungen werden außerdem genutzt. Mit der Anbindung an SQL oder Access mit dem ODBC-Treiber werden Dateien in eine SQL-Datenbank übergeben, um eigene Auswertungen zu generieren. Für die Finanzbuchhaltung entschied man sich für Varial.

Kennzeichen des Programmpaketes bäurer.Trade ist die freie Konfigurierbarkeit, mit der sich die Abläufe im Unternehmen abbilden lassen. Aus mehr als 1500 frei konfigurierbaren Modulen, mehr als 350 Übersichten und mehreren 100 Reports wird ein überdurchschnittlicher Deckungsgrad der Anforderungen standardmäßig angeboten. Im Vorfeld der Projekteinführung wird anhand einer sogenannten betriebswirtschaftlichen Checkliste ein vereinfachtes Prototyping angeboten. Die mandanten- und benutzer-unabhängige Menü-, Zusatzmodul- oder Feldsteuerung ermöglicht die aufgabenabhängige Gestaltung der Oberfläche eines jeden Arbeitsplatzes.

Castle Tea legt besonderen Wert auf eine schnelle Auftragsbearbeitung. Von den Kunden gelangen die Aufträge per Telefon, Fax oder über das Internet nach Hamburg. Nach der Freigabe der Aufträge durch den Verkauf übernimmt die EDV die weitere Bearbeitung. Im Handling von EAN-Codes zeigt sich bäurer.Trade äußerst flexibel. Innerhalb weniger Stunden nach Erfassung des Auftrags wird die vom Kunden georderte Ware dem Spediteur übergeben.

Regelmäßig werden die Bestände überprüft und gegen definierte Mindestbestände abgeglichen. Bei einer Unterschreitung der erforderlichen Menge wird die Bestellung der fehlenden Ware automatisch initiiert. „Diese Bestellbedarfsplanung gewährleistet, dass bei der Bestückung unseres Lagers kein Artikel vergessen wird und jeder Posten in ausreichender Menge vorhanden ist“, erläutert Grelck. Währungsumrechnungen bei den Einkaufspreisen erfolgen zum Zeitpunkt der Wareneingänge gleichzeitig bei der Erfassung der eingehenden Ware.

Eingegangene und erfasste Aufträge werden durch den Mitarbeiter dem Lager zur Kommissionierung freigegeben. Die bessere Organisation und das Handling der Ware durch den gesamten logistischen Prozess schlägt sich in gesunkenen Aufwendungen für Lagerhaltung und Transport sowie in einem geringeren Buchungsaufwand nieder. So stößt eine Bestellung automatisch eine Reihe von Abläufen im Rechner an. Bestellt der Kunde mehrere Produkte, die an verschiedenen Orten gelagert sind, ermittelt das Programm selbstständig, welche Produkte wo zu haben sind und druckt Packzettel und Lieferscheine aus.

Die Mitarbeiter kommissionieren die Bestellung. Die fertigen Aufträge werden dann EDV-technisch weiterbearbeitet:

• Abbuchung der Waren vom Lagerbestand

• Erstellung des Lieferscheins, der mit der Ware versandt wird

• Erstellung der Versandaufkleber mit Strichcodes für die fertig gepackten Aufträge

Ebenso prompt wie die Lieferung, erfolgt auch die Rechnungserstellung. Bei Castle Tea wird die übliche schriftliche Auftragsbestätigung mit der Rechnung gleichgestellt. Statistische Meldeverfahren für Exportaufträge wie die Intrastat-Meldungen an das Bundesamt werden über Datenträger automatisch erfüllt.

Eine weitere Besonderheit ist die Qualitätskontrolle. Lebensmittelbetriebe müssen sich hier an strenge Vorschriften halten: Die eingegangene Ware muss einer lebensmittelchemischen Prüfung unterzogen werden, die zu dokumentieren ist. Ferner ist eine genaue Chargenrückverfolgung notwendig. Dazu verschlüsselt man die eingegangene Ware über eine Rotationsnummer mit Barcode, die auf jeder Palette aufgebracht wird. Die Auslieferung der Ware erfolgt dann nach der Freigabe durch den Einkauf.

Durch bäurer.Trade ist Castle Tea in der Lage, die Lagerverwaltung nach fundierten Absatzzahlen zu steuern. Dies erfolgt auf Basis der Einschätzung des Kundenabsatzes und ist Grundlage für die Steuerung der Bedarfsdeckung. Alle Daten lassen sich differenziert beispielsweise nach

• Produkten und Produktkategorien (wie viel wurde im letzten Jahr verkauft, wie lange reicht der Lagerbestand, welche Artikel wurden wann zuletzt verkauft; Konsequenz: Anstoß von Marketingmaßnahmen für Sonderposten)

• Absatzkanälen (Konsequenz: Anstoß von Marketingaktivitäten)

• regionalen Märkten (Konsequenz: Reaktivierung von Kunden, aktuelle Analyse des Kundenkaufverhaltens, stichprobenartige Mailings) oder

• beliebigen anderen Faktoren

miteinander verknüpfen. Von der Erstellung der Bestellvorschläge über Kalkulationslis-ten bis hin zum Wareneingang und dem Erfassen eingehender Artikel, arbeitet bäurer.Trade lückenlos. Grelck: „Die integrierte DV bringt uns eine enorme Zeitersparnis. Wir haben einen sehr effektiven Datenfluss und keine doppelte Datenerfassung mehr. Was früher erhebliche Zeitprobleme verursachte, wird heute mit minimalem Zeitaufwand erledigt.“ In der Vorbereitungsphase befindet sich der elektronische Datenaustausch nach dem EDI-Standard sowie die elektronische Fakturierung nach Edifact.

Entsprechend der Anforderungen erweiterte Castle Tea auch die Hardware, ersetzte den früheren No-Name mit einem Compaq-Server, der das mit 10-Mbit-Ethernet innerhalb der Etagen verkabelte Bürogebäude (mit Koax-Kabeln zwischen den Etagen) versorgte. 1997 wurde auf einen HP-Server und PCs unter dem Betriebssystem Windows NT (aus Sicherheitsgründen) umgestellt, die interne und externe Speicherkapazität erweitert, die Verkabelung auf 100 Mbit beschleunigt und statt der Hubs auf intelligente Switches umgestellt. Zur Jahr-2000-Umstellung wurde dann 1999 die EDV erneuert und mit einem Cluster-System versehen. Zwei Raid-Server spiegeln heute die Datenbestände. Bei Ausfall eines Servers übernimmt der zweite Server in Bruchteilen von Sekunden die Arbeiten des anderen. Parallel dazu sind zwei Druckerserver im Einsatz. Sicherheitskonzepte wie Firewalls und Verschlüsselungstechniken gewährleisten den Schutz des Systems und verhindern den Missbrauch der Firmendaten durch Unbefugte.

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