eProcurement für den Mittelstand

Johannes Ohl

Bei Standardartikeln wie Bürobedarf, Instandhaltungs- oder Labormaterial verspricht eProcurement – die Beschaffung auf elektronischem Wege – ein hohes Einsparpotenzial von bis zu 60 % der Prozesskosten. Besonders die großen Chemie- und Pharmaunternehmen wickeln bereits einen wesentlichen Teil ihrer Bestellvorgänge elektronisch ab. Sie nutzen dafür branchenorientierte Internetmarktplätze wie zum Beispiel cc-chemplorer, die als virtuelle Plattformen Anbieter und Nachfrager zusammen bringen und Internet-Auktionen und Ausschreibungen ermöglichen. Für kleine oder mittelständische Unternehmen indes ist diese Lösung zumeist zu teuer: Die Investitionen für die Implementierung eines eProcurement-Systems und die Katalog-Nutzungsgebühren amortisieren sich nur bei einem hohen Bestellvolumen.

Doch auch kleinere und mittlere Unternehmen müssen ihre Beschaffungskosten senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um vorhandene Einsparpotenziale auszuschöpfen und gleichzeitig die Versorgung zu sichern, müssen verschiedene Maßnahmen ineinander greifen. Die Umstellung auf elektronische Bestellung ist eine dieser Maßnahmen, die aber sinnvoll in ein Gesamtkonzept eingebunden werden sollte.

Bei der Analyse des Beschaffungsprozesses und der Entwicklung eines geeigneten Maßnahmenpakets zur Umstrukturierung bietet Chemfidence kleinen und mittelständischen Unternehmen Unterstützung an. Kunden können bei dem Versorgungsdienstleister sowohl auf ein Internetangebot zugreifen als auch verschiedene Beschaffungsdienstleistungen in Anspruch nehmen. Im Rahmen eines zusammen mit Chemfidence entwickelten Gesamtversorgungskonzepts kann ein Unternehmen wesentliche Teile des Beschaffungsprozesses auslagern und so Fixkosten in erheblichen Maße reduzieren.

Schon seit ihrer Gründung vor vier Jahren greift Covion Organic Semiconductors auf dieses Angebot von Chemfidence zurück. Die High-Tech-Firma mit Sitz im Frankfurter Industriepark Höchst erforscht, entwickelt und produziert Materialien für die Herstellung von organischen lichtemittierenden Dioden (OLED) für neuartige Flachdisplays. Das Kerngeschäft – die Forschung, Entwicklung und Produktion – steht im Vordergrund, nur wenige Mitarbeiter sind in der Administration tätig. Eine eigene Einkaufsabteilung hat das Unternehmen bislang nicht, sondern wickelt einen Großteil des Einkaufs über chemfidence ab.

Die meisten Mitarbeiter bei Covion sind im Labor tätig. Jeweils zwei bis drei Laboratorien sind zu Laboreinheiten zusammen gefasst. In jeder Laboreinheit ist eine Person mit der Materialbeschaffung beauftragt.

So zum Beispiel Sibylle Berg: Die Chemielaborantin ist zuständig für die Bestellungen ihrer Laboreinheit. In dieser Funktion verfügt sie über ein User Account, eine Zugangsberechtigung für den Online-Store von Chemfidence und kann somit Bestellungen auslösen. Einmal täglich setzt sie sich dafür an ihren Rechner und bestellt unter www.shop.chemfidence.com mit einigen Mausklicks die Artikel, die sie und ihre Kollegen für ihre Arbeit benötigen – ein Routinevorgang, der sie nur wenige Minuten kostet. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis im Vergleich zu einem herkömmlichen Bestellvorgang, bei dem eine Bedarfsmeldung ausgefüllt und die Bestellung zentral durchgeführt wird. Dann summieren sich die Prozesskosten auf durchschnittlich 125 Euro, wie das Fraunhofer Institut errechnete. Zudem dauert der gesamte Vorgang länger.

Heute wird die Ware in der Regel am Tag nach der Bestellung direkt ins Labor geliefert. Einmal pro Monat erhält die Buchhaltung von Covion eine zentrale Sammelrechnung, in der alle Positionen nach Kostenstellen aufgeschlüsselt aufgeführt sind – wiederum eine Zeit- und damit Kostenersparnis.

Der Online-Store bietet Zugriff auf rund 100 000 Produkte von 2500 Herstellern. Das Sortiment ist so zusammengestellt, dass die Kunden möglichst vollständig ihren Bedarf an indirekten Gütern abdecken können, also solchen Gütern, die zum Betrieb einer Firma nötig sind, aber nicht in deren Produkt eingehen. Typische Beispiele sind Büro- und Labormaterial, Instandhaltungsmaterial sowie Arbeitsschutzprodukte. Auf diese Weise können die Kunden ihre Lieferantenanzahl und den damit verbundenen Administrationsaufwand erheblich reduzieren. Neben dem Chemfidence-Sortiment können die Online-Store-Nutzer zudem auf Spezialkataloge weiterer Anbieter zugreifen, etwa von Riedel de Haen und Fluka für Laborchemikalien oder Lyreco für Büromaterial.

Der Online-Store bietet nicht nur die Möglichkeit, schnell und komfortabel Bestellungen durchzuführen, sondern ist gleichzeitig ein sanfter Einstieg ins eProcurement. Je nach Situation kann ein Unternehmen zwischen verschiedenen Anbindungsvarianten wählen. Für die einfachste Variante genügt ein Internet-Anschluss. Sollen die Bestellungen im Warenwirtschaftssystem des Kunden automatisch angelegt werden, müssen die ERP-Systeme miteinander gekoppelt werden. Ein Upgrade von einer Anbindungsvariante auf die nächste ist jederzeit möglich, wenn die Systeme kompatibel sind.

Loggt sich ein Nutzer im Online-Store ein, hat er zudem die Wahl, ob er die Waren unter den konventionellen Produktnummern oder nach dem eCl@ss-System verschlüsselt dargestellt haben möchte. eCl@ss ist ein Klassifikationssystem für den Internethandel innerhalb von Wirtschaftsunternehmen, das Produkte und Sortimentsspektren über achtstellige Schlüssel eindeutig beschreibt. Langfristig werden viele Unternehmen dieses System nutzen und auch die eigenen Produkte entsprechend eCl@ss klassifizieren. Mit diesem Angebot will Chemfidence, die neben Unternehmen wie Bayer, BASF, Henkel, SAP und Infraserv Höchst an der Entwicklung von eCl@ss mitgewirkt hat, den Kunden die Umstellung auf das neue Klassifikationssystem zu dem für sie geeigneten Zeitpunkt ermöglichen.

Ein virtuelles Unternehmen ist Chemfidence nicht. Für alle Produktgruppen stehen Berater zur Verfügung. Branchenspezifische Dienstleistungen ergänzen das Online-Angebot zu einem Gesamtversorger-Konzept. So können Unternehmen Arbeitskleidung leasen und einen Wäscheservice in Anspruch nehmen. Persönliche Schutzausrüstung wird bei Bedarf individuell angepasst. Auch korrigierte Schutzbrillen und Orthopädieartikel gehören zum Angebot. Die hauseigene Glasbläserei fertigt Spezialapparaturen für das Labor und führt Reparaturen durch. Packmittel werden nicht nur vertrieben, sondern auch zurück genommen und teilweise vor Ort im Packmittel-Recycling-Center rekonditioniert.

Mittelständische Industrieunternehmen profitieren von der Zusammenarbeit mit einem Full-Service-Dienstleister mehrfach:

cav 403