Papier und Fax ade

Michael Leuschner

Die Gentran Integration Suite (GIS) von Sterling Commerce ist eine Plattform für die Integration von IT-Systemen über die Grenzen eines Unternehmens hinaus. Damit lässt sich der elektronische Informationsfluss zwischen eigenen Unternehmensanwendungen und denen der Geschäftspartner automatisieren. Dank des modularen Aufbaus ist die Suite sowohl für unternehmensinterne Integrationsprojekte als auch für die elektronische Anbindung externer Partner (B2B) geeignet. Die Gentran Integration Suite stellt Funktionen für B2B-Kommunikation und -Management, Übersetzung von Dateiformaten, Geschäftsintegration, Business Process Management (BPM) sowie Business Activity Monitoring (BAM) in einer einzigen Lösung bereit.

Der europäische Molkereimarkt befindet sich im Umbruch. Stagnierender Verbrauch, real sinkende Preise und zunehmender Innovationsdruck prägen die Nachfrageseite. Verstärkt wird dieser Trend durch die Konsolidierung im Handel und den Siegeszug der Discounter und Handelsmarken. Ergo sind für die Hersteller niedrigere Prozesskosten durch schlankere Geschäftsprozesse entlang der Wertschöpfungskette der Weg, um in einem aggressiven Marktumfeld zu bestehen.

Eine Möglichkeit, um in der Praxis von diesen theoretischen Lösungsansätzen zu profitieren, ist die Umstellung der Geschäftskorrespondenz von Papier und Fax auf elektronische Kommunikation. Auf diese Weise wollte das irische Molkereiunternehmen Glanbia Prozesskosten reduzieren, um seine Stellung im internationalen Markt behaupten zu können. Bisher wurden Bestellungen, Lieferbescheinigungen, Rechnungen, Buchungsbelege und andere Dokumente immer per Post oder per Fax verschickt – mit einem entsprechend langwierigen Prozess im Hintergrund. Dieser brachte mehrere Medienbrüche und damit potenzielle Fehlerquellen mit sich, denn auf beiden Seiten mussten die Informationen vom Papier manuell in das System eingegeben werden. In Zukunft sollten die IT-Systeme aller Partner und Lieferanten mit Glanbia über eine Integrationsplattform verknüpft werden, so dass die Daten direkt von einem System ins andere fließen.

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung stellte das Projektteam zunächst einen Kriterienkatalog auf. Folgende drei Punkte standen dabei im Mittelpunkt:

Glanbia brauchte eine Lösung, die für die gesamte Handelspartnergemeinschaft – von kleinen bis zu sehr großen Organisationen – zugänglich ist, ohne dass große Investitionen in die Infrastruktur notwendig sind. Dafür wählte das Unternehmen die Gentran Integration Suite, eine Business-Process-Management- und Integrations-Plattform von Sterling Commerce. Ziel war es, rund um das Unternehmen eine Handelscommunity aufzusetzen, deren Teilnehmer elektronisch miteinander kommunizieren.

Um ein solches Vorhaben in die Tat umzusetzen, gibt es grundsätzlich zwei Wege: Zum einen besteht die Möglichkeit, alle Anwendungen individuell über Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen miteinander zu verbinden. Dabei ist der Programmieraufwand allerdings so hoch, dass Unternehmen meist nur die wichtigsten Lieferanten und Partner einbeziehen. Wie Studien zeigen, ergeben sich wirkliche Effizienzgewinne aber nur dann, wenn tatsächlich alle Partner – unabhängig von der Unternehmensgröße – einbezogen werden. Um dies mit möglichst geringem Aufwand zu realisieren, sind Integrationsplattformen wie die Gentran Integration Suite eine geeignete Lösung.

Bei Glanbia sind heute über diese Plattform alle Handelspartner der Community angebunden. Anstatt einer komplexen Matrix mit individuellen Schnittstellen sind alle Anwendungen über einen Adapter mit der Gentran Integration Suite verbunden. Die Suite übersetzt die jeweiligen Datenformate in ein universelles Format und transportiert diese weiter an den gewünschten Empfänger, und zwar innerhalb der geforderten Zeit und im richtigen Format.

Heute ersetzt die Lösung die gesamte Papier- und Fax-basierte Kommunikation durch eine elektronische Handelsumge-bung. Mit dieser neuen Lösung ist es kleineren Handelspartnern möglich, über eine Web-basierte Verbindung Handel mit Glanbia zu betreiben, während größere Handelspartner den Kommunikationsprozess durch einen vollintegrierten Nachrichtenfluss über das VAN abbilden, der zu und von ihren eigenen internen IT-Systemen automatisch abläuft.

„Das Projekt wurde früher als geplant, im Rahmen des Budgets und ohne zusätzliche Infrastrukturaufwendungen für die Business-Partner umgesetzt“, resümiert Fergal Wall, Group Technology Services Manager von Glanbia. Die Experten von Sterling Commerce haben die Verantwortlichen von Glanbia beim Planen und Implementieren tatkräftig unterstützt. Alle Teammitglieder hatten detaillierte Kenntnisse über die Lebensmittel- und Konsumgüterindustrie.

Die Gentran Integration Suite bietet auch AS2-Funktionalitäten, um den Handel über das Internet zu ermöglichen und dabei Kosten für das VAN zu minimieren. In Zukunft wird Glanbia hauptsächlich via AS2 und über das VAN mit seinen Handelspartnern kommunizieren. Beides passiert mithilfe der Gentran Integration Suite. Damit kann Glanbia beide Kommunikationsarten gleichzeitig mit nur einer Lösungs realisieren. Alles in allem hat das Unternehmen in den vergangenen 24 Monaten über 100 Lieferanten angebunden.

Durch die integrierte Kommunikation, in die das ERP-System des Unternehmens eingebunden ist, hat sich die Beziehung Glanbias zu den Handelspartnern wesentlich verbessert. Da sich der Status der Kommunikation jederzeit nachvollziehen lässt, hat das Unternehmen mehr Transparenz in die Vorgänge entlang der Supply Chain gebracht. Denn für alle AS2-Nachrichten erstellt das System Zustellungsnachweise und Benachrichtigungen. Gleichzeitig hat sich durch den automatischen Nachrichtenversand und -empfang die Zahl der fehlerhaften Einträge drastisch verringert. Auch ist es jetzt möglich, Rechnungen mit Partnern über die Web-basierte Handelsumgebung schneller abzugleichen.

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Weitere Informationen zur Gentran Integration Suite

Glanbia plc