Planungsprozesse intelligent managen

Die Vattenfall Europe AG, Tochtergesellschaft der schwedischen Vattenfall AB, mit Hauptsitz in Berlin, gilt als größter Wärmeerzeuger Europas und fünftgrößter Stromerzeuger. Das Unternehmen ist drittgrößter Stromproduzent in Deutschland und sichert für rund 18 Millionen Menschen in Nordostdeutschland die Elektrizitätsübertragung. Vattenfall ist in Dänemark, Finnland, Polen, Schweden, Deutschland und Großbritannien tätig und beteiligt sich dabei an der gesamten Elektrizitäts-Wertschöpfungskette. Das Unternehmen versorgt Berlin und Hamburg rund um die Uhr mit Wärme und Strom.

In Boxberg und in Hamburg-Moorburg baut Vattenfall derzeit zwei Kraftwerke. Während das seit Herbst 2007 in der Rohbauphase befindliche Kraftwerk Boxberg um einen Block erweitert wird, entstehen in Moorburg insgesamt zwei Kraftwerksblöcke im Rahmen eines Neubauprojekts. In Hamburg haben die zahlreichen ausführenden Bauunternehmen erst kürzlich mit dem Rohbau begonnen. Dazu kommt, dass die Vattenfall Europe AG im September dieses Jahres die Forschungsanlage Schwarze Pumpe für ein CO2-emmisionsarmes Kraftwerk in Betrieb genommen hat.

Für Neubauprojekte und Bestandserweiterungen in diesem Rahmen benötigt der Generalplaner ein durchgängiges Prozessmanagement auf technischer und kaufmännischer Seite. Seit den Neunzigerjahren setzt der Konzern für Aufgaben in der Projektplanung Software aus dem Hause RIB ein. „Vor Beginn dieser Großprojekte haben wir einen neuen, umfassenden Projektprozess mit RIB und unserem SAP-System definiert, der den Aufwand für alle am Projekt Beteiligten, beispielsweise das Rechnungswesen und die Anlagenbuchhaltung, erheblich reduzieren und dabei übersichtlicher gestalten sollte“, führt Bodo Fritze, Central Application Offices SAP-PM bei Vattenfall Europe aus.

Dieser neue Prozess sollte so aussehen, dass die Grundsteine für das Projektma- nagement bereits in der Planung gelegt werden. Nachvollziehbarkeit in allen Phasen ist hierbei die Devise. So nehmen in einem ersten Schritt Projektplaner bei Vattenfall die Ausschreibung und Vergabe im RIB-System vor. Anschließend wird ein Auftragsleistungsverzeichnis (LV) im GAEB-Format nach SAP transferiert. Ein spezielles DV-Tool der Softwarefirma badenIT ermöglicht, dass mit dem Import automatisch eine Bestellanforderung (BANF) innerhalb des SAP-ERP-Systems generiert wird. Auf Basis des Auftragsleistungsverzeichnisses ist der Einkauf des Unternehmens in der Lage, auf einfache Weise für jeden einzelnen Lieferanten eine Bestellung zu generieren. „Mit Hilfe dieses Prozesses bleiben die Budgets einzelner Projekte durchgängig transparent“, erklärt Bodo Fritze, da auch unsere Controlling-Mannschaft den Projektprozess in SAP in allen Phasen überblicken kann.“

So konstruierten die IT-Experten der Central Application Offices SAP-PM von Vattenfall auch für die Bauabrechnung bis hin zum Anlagenbau einen transparenten Prozess. Denn insbesondere in diesem Bereich waren zahlreiche technische und kaufmännische Projektdaten in der Vergangenheit doppelt erfasst worden. Um dies künftig zu unterbinden und damit Zeit und Kosten einzusparen, galt es die in der RIB-Lösung geprüften Messurkunden der Projektbe-teiligten in das kaufmännische Unternehmenssystem zu übertragen. Auf jeder Baustelle wurde für die Mengen- und Aufmaßprüfung eine Bauabrechnung für Bau und Ausrüstung installiert.

Nur dann, wenn innerhalb der in SAP hinterlegten Messurkunde sowie dem Exemplar, das die jeweilige Baufirma erhält, die gleichen Mengeninformationen gezählt werden, liegt in der anschließenden Rechnungsprüfung auch ein fixer Wert vor. „Und nur diejenigen Messurkunden können uns die ausführenden Unternehmen anschließend auch in Rechnung stellen“, erläutert Fritze. Mit dieser Methode gewährleistet das Unternehmen beispielsweise auch im Nachtragsmanagement Prozesssicherheit: Hier muss jede Baufirma neu entstandene Vergütungsansprüche nachweisen, wenn beispielsweise diverse Leistungspositionen hinzukommen. Die Vattenfall Europe Generation erlaubt eine Rechnungslegung nämlich nur mit fortgeschriebenen Auftragsleistungsverzeichnissen.

Um die Dateninhalte korrekt zu prüfen und zu bewerten, müssen zwei identische Leistungsverzeichnisse in beiden Systemen – RIB und SAP – vorliegen. Mit dem kostenfreien Datenexport im xml-Format aus der RIB-Software fand man eine entsprechende Lösung. Gemeinsam mit einem externen Dienstleister entwickelte das Unternehmen mit Hilfe der von RIB zur Verfügung gestellten, kostenfreien xml-Ausgabe ein eigenes Drucklayout. Es enthält die relevanten Informationen wie Mengen, Positionen und Kosten und gibt die Bauabrechnung sowohl als xml-Datei wie auch im pdf-Format aus. So kann Vattenfall die xml-Dateien direkt in SAP übertragen, wo ein Leistungser- fassungsblatt generiert wird. Das pdf-file als Anlage zum Leistungserfassungsblatt macht die Leistungen für das Unternehmen prüfbar: Diese können anhand der jeweiligen Bestellnummern in SAP auf einfache Weise gegenkontrolliert werden. „Die Daten sind somit nicht nur zu 100 % geprüft, sondern wir haben auch eine schlüssige Dokumentation der Prozesse“, fasst Bodo Fritze zusammen. Einer reibungslosen Projektabwicklung im Kraftwerksbau steht also nichts mehr im Wege, denn alle Daten bleiben durchweg transparent.

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Seit rund zwei Jahren offeriert die RIB Software AG, führender Anbieter für Prozess- und Kostenmanagement in der Bauwirtschaft, mit RIBEPC zusätzlich eine Softwarelösung für durchgängiges Kostencontrolling im Anlagenbau. Bereits mehr als 30 Unternehmen aus dieser Branche – von Energietechnik über Elektronik, Chemie, Kraftwerks- und Rohrleitungsbau bis hin zur industriellen Gebäudetechnik – haben die Standard-lösung zwischenzeitlich im Einsatz.

Das RIB-System verbindet die technischen Prozesse in allen Projektphasen im Bau einer Anlage miteinander, von der Vorplanung über Projektierung, Angebotserstellung, Beschaffung und Auftragsdurchführung bis hin zur Auftragsnachkalkulation. Alle am Prozess Beteiligten haben die Möglichkeit, auf in einer zentralen Datenbank zur Verfügung stehende Informationen, beispielsweise Standardleistungs- und Artikelkataloge, Kalkulationsbausteine, Termine, Kennzahlen und Reporting zuzugreifen. Ein umfassendes Nachunternehmermanagement rundet die Kernanwendung ab. Auch die kaufmännischen Prozesse auf der Unternehmensebene lassen sich direkt mit dem RIB-System verzahnen. So kann die Lösung mit SAP-, Navision und anderen Supply-Chain-Management-Systemen durchgängig verbunden werden.

Der Kundenkreis, der die Software derzeit einsetzt, erstreckt sich von kleinen, mittelständischen Unternehmen ab einer Größe von 20 Mitarbeitern bis hin zu Konzernen mit rund 2000 Mitarbeitern und mehr. RIBEPC wird auf allen gängigen DV-Systemen als Einzel- wie auch als Mehrplatzsystem in lokalen und dezentralen Netzwerken eingesetzt.

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