Reibungslose Importabwicklung

Einmal um die ganze Welt, soweit reicht aneinander gereiht die jährliche Produktionsmenge von Teebeuteln aus dem Hause Teekanne – ohne Berücksichtigung von Faden und Etikett. Mit einem Marktanteil von fast 40 % ist Teekanne in Deutschland Marktführer im Segment Tee. Aber auch international ist das Unternehmen in vielen Ländern mit Vertriebspartnern vertreten. Weltweit beschäftigt Teekanne derzeit etwa 1300 Mitarbeiter.

Der Düsseldorfer Teeproduzent bezieht einen Großteil der Rohstoffe aus Ceylon und Indien. Um die Produktionsmengen liefern zu können, importiert Teekanne monatlich rund 30 Container mit getrockneten Teeblättern und frischen oder getrockneten Früchten – das sind rund 600 000 kg, die überwiegend über den Seehafen in Rotterdam eingeführt werden. Im grenzüberschreitenden Warenverkehr muss eine zunehmende Zahl an nationalen und internationalen Gesetzen und Verordnungen beachtet werden. Gesetzgeber und Behörden achten bei Ein- und Ausfuhrgeschäften immer stärker auf die Einhaltung nationaler und internationaler Sicherheitsbestimmungen. So ist an jedem grenzüberschreitenden Geschäftsvorgang eine Vielzahl von Instanzen beteiligt. Außerdem müssen komplexe Tarife und Zollabgaben beachtet werden, sowie sich oft ändernde Dokumentationsvorschriften und staatliche Reglementierungen. Transporte mit fehlenden oder falschen Waren begleitenden Rechnungen bzw. Versandscheinen enden spätestens an der nächsten Grenze. Von der Rechnung abweichende Lieferscheinmengen bereiten nicht nur bei der zolltechnischen Abfertigung Probleme, sondern verursachen auch Beschwerden der Kunden.

Teekanne nutzt bei der Zollabwicklung als zugelassener Empfänger das vereinfachte Verfahren, um eine schnelle und sichere Abwicklung des Weitertransports der Waren nach Düsseldorf zu gewährleisten. Seit dem 1. April 2004 besteht in der EU für alle Unternehmen, die zollseitig dieses Verfahren nutzen, die Pflicht zur Teilnahme am New Computerized Transit System, kurz NCTS. In Deutschland wird dieses System innerhalb des EDV-Verfahrens der deutschen Zollverwaltung Atlas realisiert und ersetzt die bislang überwiegend papiergebundenen Systeme zur Versanddurchführung. Im Anschluss an die Beendigung des Versandverfahrens erfolgt integriert im GTS Customs Management die Summarische Anmeldung und die Anschreibung.

Teehersteller wie Teekanne setzen vielfältige Maßnahmen zur Qualitätssicherung um. Dazu gehört auch, dass Transport und Import der verderblichen Ware reibungslos funktionieren. „Die Importabwicklung ist ein wichtiger Logistikfaktor des Unternehmens. Eine schnelle, ineinander greifende Abwicklung von NCTS und der restlichen elektronischen Zollabfertigung im Rahmen von Atlas sind deshalb von zentraler Bedeutung für uns“, erklärt Ronald Kloust, Leiter EDV bei Teekanne. Nur durch die Teilnahme am neuen elektronischen Verfahren der Zollbehörde kann das Unternehmen die Vereinfachungen bei der Importabwicklung im vollen Umfang beibehalten. Aber dazu musste das Traditionsunternehmen seine IT aufrüsten.

Bereits seit rund zehn Jahren setzt Teekanne auf SAP. Die Software kommt in nahezu allen Bereichen der betriebswirtschaftlichen Kette zum Einsatz. „Wichtig ist uns eine homogene, in sich vernetzte IT-Landschaft im Unternehmen“, erläutert Kloust die Wahl der SAP-Lösung. Für die Implementierung engagierte der Düsseldorfer Teespezialist auf Empfehlung der SAP Mitte Februar 2004 das Beratungshaus Ciber-Novasoft. Teekanne entschied sich zunächst für eine Teillizenz des GTS-Moduls und ließ im ersten Schritt die Komponente Customs Management live setzen, das mit seinen Funktionen für das Zollmanagement bei der elektronischen Kommunikation und beim Austausch von Zolldokumenten mit den Behörden unterstützt.

Die Arbeiten begannen am 1. März; am 1. April 2004 musste laut Zollbehörde mit dem elektronischen Verfahren begonnen werden. Da GTS ein neues Produkt der SAP ist, das erst seit Ende 2003 in der RampUp-Phase ist, war der Test für alle Beteiligten besonders wichtig. Die Implementierung verlief erfolgreich. Die Teekanne-Datenverarbeitung setzte GTS mit Unterstützung von Ciber-Novasoft auf der Basis des WebAS (Web Application Server) 6.20 unter SuSE Linux Enterprise Server 8 (SLES-8) live ein. „Trotz der Komplexität wurde die GTS-Implementierung eines der kürzesten IT-Projekte in der Geschichte von Teekanne“, so Kloust.

Ciber-Novasoft war bereits intensiv bei der Entwicklung der GTS-Komponenten beteiligt und hat als Partner der SAP umfangreiche Erfahrungen im Außenhandel. Langjährige Projekte bei der Bayer AG und der Cognis GmbH & Co. KG sind nur zwei der zahlreichen Referenzen. Das Branchen- und Fach-Know-how gewährleistet Teekanne eine hohe Implementierungssicherheit und eine sehr schnelle Einführung. Seit dem 1. April 2004 kann Teekanne mit GTS die Zollabwicklung reibungslos durchführen – auch wenn dies seitens der Zollbehörden dann doch erst zum 1. Mai für alle verbindlich wurde.

Durch die Implementierung des GTS-Moduls hat Teekanne den Status eines zugelassenen Empfängers im Rahmen des vereinfachten Zollverfahrens beibehalten. Aufgrund der Vereinfachung kann das Unternehmen weiterhin die komplette zollrechtliche Abwicklung selbst bestimmen. So kann der Teeproduzent beispielsweise eigenständig – in Absprache mit dem zuständigen Hauptzollamt – festlegen, wann und wo ankommende LKWs entladen werden. Denn auch die bisher manuelle europäische Zollabwicklung erfolgt durch die Teilnahme am NCTS komplett EDV-technisch. Alle ankommenden Waren werden elektronisch erfasst und können ohne weitere Zolluntersuchung auf den paneuropäischen Transit geschickt werden. Jeder LKW mit Ware aus einem Drittland muss unmittelbar nach seiner Ankunft bei Teekanne in Düsseldorf den Zollbehörden gemeldet werden. Dies geschieht mittels GTS ebenfalls elektronisch. Die Zollbehörde erteilt in der Regel die Entladeerlaubnis. Nach der Entladung wird die Konformitätserklärung von Teekanne wiederum auf elektronischem Weg an die Zollbehörde versendet und die Ware geht in den Verwahrungsstatus.

Die Zollbehörde vergleicht diese Erklärung mit der Meldung des Weiterversenders. Auch die Anschreibemitteilung und die spätere Verzollung werden mit der Zollabwicklung des GTS durchgeführt.

In naher Zukunft – nach der Umstellung des Vorsystems auf das neue Release 4.7 – soll auch die GTS-Komponente Compliance Management eingeführt werden, das mit seinen Funktionen für die gesetzliche Kontrolle die Einhaltung der zahlreichen internationalen Vorschriften im Außenhandel gewährleistet.

dei 431

SAP-Tool GTS

Teekanne GmbH & Co. KG

Bundesministerium der Finanzen/Zoll zum Thema Atlas und NCTS