Reisekosten zur Chefsache machen

Die Zeit läuft: Ab 1. Januar 2014 treten neue Bestimmungen für Reisekosten in Kraft. Zwar werden die Abrechnungsmodalitäten vereinfacht, doch vorab sind einige organisatorische Umstellungen erforderlich. Unternehmen sollten sich zügig auf die Neuerungen einstellen, rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), denn es lauern einige steuerliche Fallstricke.

Grundsätzlich gilt: Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Angestellter aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seines Arbeitsplatzes tätig ist. Entsprechend wichtig ist die Frage, welche Arbeitsstätte steuerlich maßgeblich ist. Genau hier setzt eine zentrale Neuerung an: Die unscharfe Formulierung „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird künftig durch den gesetzlich normierten Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Dies kann im Gegensatz zur bisherigen Regelung auch die Betriebsstätte eines Kunden sein. Selbst Bildungseinrichtungen können unter den Begriff fallen, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Fortbildung oder ein Studium in Vollzeit ermöglichen.

Welcher Ort die erste Tätigkeitsstätte ist, bestimmt der Arbeitgeber. Maßgeblich sind in erster Linie die arbeits- und dienstvertraglichen Regelungen. Arbeitgeber legen darin eine betriebliche Einrichtung fest, an dem der Arbeitnehmer vorrangig tätig ist.

„Unternehmen sollten dringend ihre Arbeits- und Dienstverträge prüfen und an die Neuerungen anpassen“, empfielt der BVBC. Arbeitgeber sollten die erste Tätigkeitsstätte mit Bedacht wählen und die steuerlichen Konsequenzen im Blick behalten. Denn Fahrten vom Wohnsitz zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreisen. Die Finanzbehörden erkennen damit nur die Entfernungspauschale in der persönlichen Einkommensteuererklärung an. Für alle Dienstreisen hingegen können Steuerzahler weiterhin die tatsächlich gefahrenen Kilometer sowie den Verpflegungsmehraufwand abrechnen.

Wird die erste Tätigkeitsstätte nicht ausdrücklich definiert, gelten quantitative Kriterien. Dann gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder zwei volle Arbeitstage je Woche oder mindestens 1/3 seiner wöchentlichen Arbeitszeit aufsucht. Falls die erste Tätigkeitsstätte nicht eindeutig zugeordnet werden kann, greift das sogenannte Meistbegünstigungsprinzip. Die betriebliche Einrichtung, die der Wohnung am nächsten liegt, wird automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte. Betroffene Mitarbeiter werden sich mächtig ärgern. Aufgrund der kürzeren Entfernung können sie nur noch geringere Fahrtkosten über die Pendlerpauschale absetzen.

Gerade für Arbeitnehmer mit wechselnden Tätigkeitsstätten oder mit häufiger Fahrtätigkeit sind laut BVBC eindeutige schriftliche Regelungen wichtig. Sie können oft höhere Kosten geltend machen. Fährt etwa ein Monteur vom Betrieb zu den Baustellen, kann er nur die niedrigen Entfernungspauschalen ansetzen. Fährt er hingegen von der Wohnung direkt zu den Baustellen, kann er die Fahrtkosten nach den tatsächlichen Kilometern abrechnen.

Für Dienstwagenfahrer sind die Neuregelungen ebenfalls vorteilhaft: Sie müssen künftig nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerten Vorteil versteuern. Alle weiteren Geschäftsfahrten etwa zu anderen Filialen des Unternehmens bleiben steuerfrei.

Der Einsatz von Arbeitnehmern beim Kunden sollte schriftlich festgehalten werden. Bei einer Befristung von bis zu 48 Monaten liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Dann lassen sich alle anfallenden Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen (für die ersten drei Monate) und gegebenenfalls auch Unterkunftskosten geltend machen. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Das neue Reisekostenrecht sieht zudem veränderte Verpflegungspauschalen vor. Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung (6/12/24 Euro) wird eine zweistufige Staffelung eingeführt (12/24 Euro). Ab acht Stunden Abwesenheit gewährt der Fiskus schon eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro. Für ganztägige Reisen gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 24 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung wird für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 12 Euro gewährt. Darüber hinaus ändert sich die steuerliche Behandlung von Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich bzw. verbilligt erhält.