SAP richtig einbinden und nutzen

Für ein effizientes Projektmanagement müssen Daten und Informationen aus verschiedenen Bereichen gebündelt und ausgewertet werden. Für viele Projektleiter ist das noch immer eine zeitraubende und sogar redundante Arbeit. Tagesaktuelle Daten zu erstellen ist genauso aufwendig wie die Verlaufskennzahlen für die nächste Status-Quo-Präsentation zusammenzustellen. Um das zu bewerkstelligen und wirtschaftlich zu arbeiten, reicht es in der Regel nicht mehr aus, sich auf das bestehende ERP-System, zum Beispiel SAP, zu verlassen und die fehlenden Funktionen durch den Einsatz von Excel oder MS Project zu erweitern. Spezielle Softwarelösungen für Multiprojekt- sowie Ressourcenmanagement helfen Firmen, Projekte effektiv zu planen, die vorhandenen Ressourcen gezielt einzusetzen sowie Risiken zu minimieren und das Unternehmen strategisch auszurichten. Mit der Einführung einer neuen Software allein ist es damit aber nicht getan. Vielmehr kommt es auf die optimale Integration in die Unternehmensprozesse und die bestehende Softwarelandschaft an, denn die Kunst besteht darin, mit den Daten der verschiedenen Systeme und Nutzergruppen effektiv zu arbeiten und Mehrwerte zu schaffen. Das hat auch die Treibacher Industrie AG erkannt und sich für die Einführung der Projektmanagement-Software Collinor 6.0 entschieden. Der Rollout im Bereich Forschung und Entwicklung des Großkonzerns ist bereits abgeschlossen. Über eine Vielzahl von individuell abgestimmten Schnittstellen wurde die Software direkt in die umfangreiche SAP-Landschaft integriert und mit verschiedenen In-house-Systemen verknüpft. So können die Projektleiter tagesaktuelle Projektdaten abrufen und die Kosten- sowie Ressourcenauslastung genau planen.

Treibacher Industrie ist seit Jahrzehnten ein international führender Konzern in den Bereichen Chemie und Metallurgie. Mit der Zentrale in Althofen (Österreich), Produktionsstandorten in Österreich, Deutschland und Slowenien sowie Vertriebsbüros in Kanada, Japan und China versorgt das Unternehmen die globalen Marktbedürfnisse in den fünf Geschäftsbereichen Hochleistungskeramik, Hartmetalle und Energiespeicher, seltene Erden und Chemikalien, Umweltkatalysatoren und pharmazeutische Chemikalien sowie Stahl- und Gießereiindustrie. Projekte abgewickelt werden bei Treibacher Industrie vor allem in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Zentrale Technik und Zentrale Informationstechnologie, deren Projektprozesse historisch gewachsen sind und mit unterschiedlichen Systemen arbeiten. Folglich gibt es kein einheitliches Projektmanagement und die einzelnen Bereiche arbeiten mit unterschiedlichen Ansätzen. Die Suche nach einer passenden Software-Lösung erfolgte bereits 2013, da ein nicht funktionierender aufwendiger Excel-Lösungsansatz durch eine geeignete Projektmanagementssoftware ersetzt werden sollte. Nach Prüfung verschiedener Anbieter, die zumeist an der ganzheitlichen SAP-Integration scheiterten, wurde erneut gesucht und drei Softwareanbieter zu Inhouse-Workshops eingeladen. Collinor Software konnte dabei überzeugen und ging Ende 2013 mit dem Auftraggeber in die Feinplanung des Projekts. „Besonders wichtig war uns bei der Auswahl die Integration von SAP für das Kosten-Controlling, die unterschiedlichen Kontierungsregeln je nach Art und Größe der Projekte, die Möglichkeit, spezielle Funktionen in die Standard-Software zu integrieren, trotz einer einheitlichen Lösung die Flexibilität für bestimmte Bereiche beizubehalten und weitere Schnittstellen hinzufügen zu können“, erklärt Roman Piskernik, Leiter IT bei Treibacher.

Nach Definition der Zielsetzung und einem erfolgreichen Inhouse-Workshop entschied man sich bei Treibacher Industrie für die Multiprojektmanagement-Software Collinor 6.0. Collinor lieferte dabei nicht nur die Software, sondern unterstützte Treibacher auch bei der Etablierung und Umsetzung des IT-Projekts im Unternehmen. Während verschiedener Konzept-Workshops wurden die genauen Anforderungen an die Lösung geklärt und während mehrerer Testing-Loops im internen Testsystem die Funktionen immer wieder feinjustiert. Zum anderen wurden die Projektleiter und Mitarbeiter in einer zweiwöchigen speziell auf die firmenspezifischen Prozesse und Funktionen abgestimmten Schulung auf die Nutzung der neuen Software vorbereitet. Dabei wurde die IT-Lösung spezifisch an das technische Umfeld von Treibacher angepasst und die Schnittstellen, Zugangsrechte und Screens anwenderfreundlich auf das Unternehmen zugeschnitten. Aufgrund des modularen Aufbaus der Lösung ist es nicht nur möglich, sie in die verschiedensten IT-Landschaften zu integrieren, sondern sie vor allem an spezielle Kundenbedürfnisse anzupassen und auch nach Bedarf zu erweitern.

„Bisher waren unsere Projektmanagement-Tools MS Project und Excel, eine Verknüpfung zu SAP gab es nicht. Kostenaufstellungen wurden doppelt geführt und jeder Projektleiter musste sich sämtliche projektrelevanten Daten wie Arbeitsstunden, Abrechnungsmodalitäten und Ressourcenauslastung selbst zusammentragen“, begründet Dr. Paul Barbic, Head of Intellectual Property Department und Projektleiter des Collinor-Einführungsprojektes bei Treibacher, den Wunsch des Unternehmens nach einer ganzheitlichen Projektmanagementlösung. „Ohne Systembruch zu arbeiten und sogar neue Daten über Prozessabläufe zu gewinnen, war unser Ziel“, so Piskernik weiter. Mit der Einführung von Collinor 6.0 und der umfangreichen Integration von SAP lassen sich Synergieeffekte zwischen den laufenden Programmen nutzen und Projekte zielgerichtet umsetzen. Die verschiedenen Schnittstellen zu SAP ermöglichen es, dass alle Buchungen im SAP dem Projektleiter sofort auf der Collinor-Oberfläche angezeigt werden. Es ist nicht mehr nötig, das Programm zu wechseln, um tagesaktuelle Daten und Kosten, wie Stammdaten, Leistungsarten, Buchungsdaten, Arbeitszeiten einzusehen. Außerdem entstehen ganz neue Informationen/Daten. So erhalten jetzt alle Projektmitarbeiter in ihrem persönlichen Timesheet die anstehenden Arbeitspakete mit Plan-Aufwand, Plan-Fertigstellung und das sogar mit den entsprechenden Dokumenten versehen. Neben der Ist-Stundenrückmeldung je Arbeitspaket, können die Projektmitarbeiter wichtige Informationen wie die Fertigstellung einer Aufgabe, einen möglichen zeitlichen Verzug oder zu erwartenden Mehraufwand einfach und effektiv an den Projektleiter melden. Ausgewählte Daten wie die gemeldeten Ist-Stunden je Ressource werden mittels SAP-Schnittstelle auf das passende Kontierungselement (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element) an SAP zurückgesendet. Neben analytischen und administrativen Aufgaben analysiert die Software auch Zusammenhänge und hilft dabei, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und dem entgegenzusteuern. So werden Projektleiter per E-Mail informiert und das Projekt gekennzeichnet, wenn relevante Überwachungsparameter von dem zuletzt genehmigten Projektantrag abweichen.

„Das ist ein großer Vorteil für uns. Gesetzt den Fall, ein Projekt läuft aus dem Ruder, erkennen wir das sofort und können entsprechende Maßnahmen einleiten. Allein dieser Erkenntnisprozess hat uns vorher mehrere Tage gekostet und läuft heute gemäß frei definierbarer Kriterien vollautomatisch in Collinor ab“, erklärt Dr. Barbic.

Mit der Einführung einer ganzheitlichen, flexibel anpassbaren Projektmanagement-Software wird der redundanten Datenerfassung, den Insellösungen und der fehlenden SAP-Integration entgegengewirkt. Knapp 50 Projektleiter und 140 Mitarbeiter arbeiten bei Treibacher seit Juli 2014 mit der Collinor 6.0. Anfang 2015 wurde ferner die zentrale Technik sowie die zentrale Informationstechnologie mit der Software ausgestattet. Dazu mussten weitere Schnittstellen zu einer internen Instandhaltungssoftware im Bereich der Produktionsüberleitung zu externen Betrieben und zu den Vertriebsmitarbeitern integriert werden. Vor, während und nach der Implementierung der Software arbeiteten Treibacher-Mitarbeiter und das Collinor-Team eng zusammen. So konnte die Software genau an die Unternehmensprozesse anpasst werden. „Wir sind ständig dabei, weitere Anforderungen an die Lösung gemeinsam umzusetzen, denn bei der Nutzung der Software im Tagesgeschäft hat sich noch mehr Integrationspotenzial eröffnet. Da hat Collinor immer ein offenes Ohr und kann teilweise in sehr kurzer Zeit unsere neuen Ideen umsetzen“, so Piskernik abschließend.

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