Nur wenn die Ergebnisse bereits im laufenden Prozess regelmäßig überwacht werden, lässt sich auch der Projekterfolg steuern. Die Softwarelösung von RIB bietet für alle dabei anfallenden Aufgaben umfassende Controlling-Funktionen, ob es um ständige Prüfungen in der Arbeitskalkulation, Leistungsermittlung und Budgetverwaltung geht oder ein umfassendes Ressourcen- und Nachtragsmanagement in den einzelnen Projektphasen.
Reinhardt Fraunhoffer, Verena Mikeleit
Alle aktuellen Kennzahlen eines laufenden Projekts, wie Einkaufspreise, Leistungsansätze für Stunden und Geräte, Mehrverbrauch, Änderungen im Bauablauf und Materialen, können in die Arbeitskalkulation eingearbeitet werden. Hier spielt insbesondere die Kalkulation von Nachträgen eine übergeordnete Rolle: Nachträge lassen sich mit Hilfe der RIB-Lösung frei gruppieren und gliedern. Jedem Nachtrag können bis zu acht Status zugeordnet werden, beispielsweise angenommen, genehmigt, abgelehnt etc. Kosten, Erlös- und Budget-Anteile der Projektnachträge fließen in alle Controllingberichte ein. Zudem hat der Projektleiter die Aufgabe, Risiken und Rückstellungen während der Projektphase zu kalkulieren. Hierbei lassen sich mit Hilfe von RIB|EPC, dem Softwaresystem für Projekte im Anlagenbau und der Prozessindustrie, bis zu vier Risiko-Arten in den Schlussauswertungen der Controlling-Berichte darstellen.
Während des gesamten Projektverlaufs können vier Mengenarten zeitgleich verwaltet werden. Dies sind die ursprüngliche Vertragsmenge (LV-Menge), die voraussichtliche Ausführungsmenge (VA-Menge) die abgerechnete Menge (RE-Menge) und die die Leistungsmenge (LE-Menge). Für Projektleitung und Management besteht die Möglichkeit, alle Controlling-Auswertungen wahlweise auf diese Mengen einzustellen. Im Weiteren können Mengenvergleichsauswertungen ausgewertet werden. Der in der Arbeitskalkulation ermittelte Deckungsbeitrag informiert dabei stets über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts. Dieser wird als %-Faktor zwischen Kosten und Erlösen berechnet (Deckungsbeitrag/Herstellungskosten x 100 (in %).
Projektablauf nach Plan
Die Basis aller Soll-/Ist-Vergleiche bildet die Leistungsermittlung. Die Softwarelösung ermöglicht, Leistungsmengen nach Berichtszeiträumen auf verschiedenen Projektebenen zu melden. So können etwa die Fertigstellungsgrade oder die Absolutmengen an den Einzelpositionen je Berichtszeitraum eingegeben werden. Mit Hilfe standardisierter oder auch selbst erstellter Aufmaßformeln lassen sich die Positionsmengen berechnen. Zudem können Informationen von Kontraktoren, z. B. Kontraktor-Rechnungen, über die genormte Datenschnittstelle DA11 importiert werden.
Für Soll-/Ist-Vergleiche bietet die Lösung verschiedenartige Verfahren zur Stunden-, Mengen-, Kosten- und Budgetüberwachung. In der Praxis haben sich Kosten-Soll-/Ist-Vergleiche bewährt und werden daher oftmals eingesetzt. Auch hier stehen – je nach Bedarf – unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Die Ist-Kosten können entweder aus dem kaufmännischen Steuerungssystem (ERP) des Unternehmens importiert werden, wobei der Soll-/Ist-Vergleich in RIB|EPC stattfindet, oder die Soll-Kosten werden aus der Arbeitskalkulation in RIB exportiert und anschließend in der Betriebsbuchhaltung des im Unternehmen eingesetzten ERP-Systems verglichen. Hierbei ist die Lösung mit gängigen Systemen auf dem Markt, beispielsweise SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics NAV, kompatibel. Eine weitere Methode erlaubt eine direkte Erfassung der Ist-Kosten im RIB-System mit anschließendem Vergleich im RIB-System.
Im ersten Fall ermittelt die laufende Arbeitskalkulation permanent die Sollkosten. Über die Leistungsmeldung wird der aktuelle Fertigstellungsgrad des Projekts in Berichtszeiträumen abgebildet. Aus diesen Werten errechnen sich die entsprechenden Soll-Kosten. Je detaillierter die Kostenartenstrukturen in der Arbeitskalkulation gewählt wurden, desto exakter ermittelt die Lösung die Soll-Kosten. Sämtliche Ist-Kosten stehen dem kaufmännischen System nun zur Verfügung. Die RIB-Connect-Technologie ermöglicht den Import aus dem Unternehmenssystem. Die Softwarelösung stellt dabei eine Verbindung zwischen den technischen und kaufmännischen Kostenarten her. Auf diese Weise können Soll-/Ist-Vergleiche wahlweise nach technischen, kaufmännischen oder Konfigurationsstrukturen ausgegeben werden, so detailliert wie gewünscht.
Standardisiert werden von Projektbeginn an Soll-/Ist-Vergleiche ausgewertet: für die aktuelle Berichtsperiode sowie für das Gesamtprojekt. Zusätzlich können Budgets, Prognosen zum Bauende sowie verschiedene Abweichungen dargestellt werden. Die Schlussblätter bieten außerdem die Möglichkeit, individuelle Kennwerte zu ermitteln und abzubilden. Die grafischen Darstellungsmöglichkeiten gestatten allen Projektbeteiligten stets einen umfassenden Überblick über die für ihren Aufgabenbereich relevanten Informationen.
Online-Info www.dei.de/0409453
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