Das Sortiment der Pauly GmbH & Co. KG reicht vom klassischen Salzgebäck über Dauerbackwaren bis hin zu Knabbereien wie Cracker und Kartoffel-snacks und Innovationen wie gefüllte Salzstangen. Diese Produktvielfalt erfordert sorgfältige Planung, straffe Geschäftsprozesse und strenge Kontrollen. Hierzu setzt Pauly die ERP-Branchenlösung Infor Blending ERP ein.
Ob Schwedenbrödli oder Salzbrezeln – Qualität ist bei Pauly seit jeher der Maßstab, nach dem produziert wird. Dokumentiert wurden die Daten zur Güte der Produkte vergleichsweise simpel. Die Informationen wanderten in Exceltabellen. Allerdings stellte sich diese Vorgehensweise als nicht zukunftsfähig heraus. Das manuelle Verfahren bei Pauly war kein System, das dem angekündigten neuen Gesetz zur Rückverfolgbarkeit zufrieden stellend gerecht geworden wäre. Die EU-Verordnung 178/2002 des General Food Law besagt, dass zum Schutz des Verbrauchers nachvollziehbar sein muss, aus welchen Produktionschargen Lebensmittel stammen. Das ERP-System, das bei Pauly im Einsatz war, konnte eine solche Rückverfolgung nicht abbilden. Die Lösung wies ursprünglich keine Schnittmenge mit den typischen Anforderungen der Lebensmittelindustrie an ein ERP-System auf und war lediglich nach den Angaben von Pauly angepasst worden. Das rief den Geschäftsführer Stefan Pauly auf den Plan: Ein neues System musste her, das auf die Prozesse bei chargen- und rezepturorientierten Fertigungsunternehmen zugeschnitten ist.
Strenger Branchenfokus
Stefan Pauly informierte sich am Markt, welche ERP-Branchenlösung für das Unternehmen infrage kommen würde. „Angesichts der anstehenden Gesetzesänderung hatten sich jede Menge Softwarehersteller für das Thema Rückverfolgbarkeit stark gemacht und kamen aktiv auf uns zu”, erinnert sich der Geschäftsführer. Allerdings scheiterten zahlreiche Anbieter an den konkreten Vorstellungen des Snackspezialisten. Pauly suchte nach einem Unternehmen, das sowohl die Marktgesetze der Lebensmittelbranche als auch des Mittelstands verstand und beherrschte. Denn die neue Lösung sollte neben der Rückverfolgbarkeit auch eine Verbesserung der Produktionsplanung und -steuerung mit sich bringen und übergreifende Geschäftsprozesse optimieren. Als Produzent für die eigene Marke, aber auch für andere Hersteller im Industriegeschäft, benötigte Pauly Unterstützung, um unterschiedliche Verpackungs- und Konfektionierungsanforderungen je nach Produkt flexibel abdecken zu können. Wichtig waren dem Geschäftsführer zudem Geschäftsstatistiken. Statt bisher Informationen aus unterschiedlichen Listen zusammenzuziehen, sollte eine neue Applikation zukünftig das Controlling unterstützen und außerdem umfassende Abfragen und Auswertungen ermöglichen, um grundsätzliche Informationen über die Produktion zu erhalten und Aufträge nachzuvollziehen.
Großer Standardumfang
Infor Blending ERP passte schließlich von der Struktur her am besten in das mittelständische Unternehmen. Die Lösung bot alle für die Lebensmittelindustrie spezifischen Funktionen bereits als Standard. Langwierige individuelle Anpassungen entfielen. Ein Schlüsselelement des Standardumfangs ist die leistungsfähige Rezepturverwaltung. Diese Funktion ist bei Pauly von besonderer Bedeutung, denn das Unternehmen kann damit die Verwaltung und Entwicklung von rund 200 Artikeln steuern. Da Blending ERP genau abbilden kann, wie viel Mehl, Wasser oder Salz beispielsweise für einen Salzstangenproduktionsauftrag benötigt werden, vereinfacht sich die Produktionsplanung enorm. Gleichzeitig profitiert die Qualitätssicherung, weil alle Informationen zu den verarbeiteten Zutaten genau dokumentiert sind und sich so auf einen Blick nachvollziehen und prüfen lassen. Bessere Dokumentation und mehr Transparenz sprachen auch bei der Auftragsannahme und -bearbeitung für die Blending-ERP-Lösung, denn bei Pauly müssen die in der Verwaltung in Friedrichsdorf eingehenden Aufträge mit der Produktion im Werk am Standort Wenkbach bei Marburg koordiniert werden. Hier punktet die ERP-Lösung zum einen mit übersichtlichen, branchengerechten Produktionsaufträgen. Zum anderen können Daten, die zentral im Werk erfasst werden, zur Ausführung des Auftrags einfach an die Verwaltung zurückgespiegelt werden.
Einführung in vier Monaten
Von der Entscheidung für Blending ERP bis zum Echtstart vergingen bei Pauly nur knapp vier Monate. „Im Hinblick auf die Projektzeit haben wir neben unserem motivierten Projektteam davon profitiert, dass sich der Projektleiter in der Lebensmittelbranche gut auskennt und dass so gut wie alle Prozesse standardmäßig mit Infor Blending ERP abgebildet werden können”, so Stefan Pauly. Einzige Ausnahme: Um einen externen Spediteur mit seinem eigenen System anzubinden, musste eine Schnittstelle für den Datenaustausch programmiert werden. Per Virtual Private Network auf Internet Protocol-Basis (IP-VPN) schaffte man für die Mitarbeiter im Werk einen sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk in Friedrichsdorf. Verwaltung und Fertigung greifen so online auf denselben Datenbestand zu und neu eingehende Aufträge fließen unmittelbar in die Bedarfsermittlung und Produktionsplanung ein. Produzierte Chargen sind nach Freigabe durch die Qualitätssicherung sofort für den Versand zum Kunden verfügbar.
Zertifizierung erleichtert
Glücklicherweise ist Pauly noch nie in die Verlegenheit gekommen, die Rückverfolgbarkeit seiner Produktion aufgrund von Qualitätsfragen unter Beweis stellen zu müssen. Dennoch hat es sich schon bezahlt gemacht: Pauly ist nach dem International Food Standard zertifiziert. Bei dem kürzlichen Audit konnte das Unternehmen jetzt die notwendigen Informationen und Einblicke in die Fertigung deutlich schneller und einfacher liefern – eben auch den für die Zertifizierung erforderlichen Nachweis der Rückverfolgbarkeit. Dazu simulierte Pauly die Rückverfolgung einer Charge und konnte innerhalb kürzester Zeit die gesuchten Produkte ausfindig machen. Nicht zuletzt dadurch ließ sich erstmalig das höhere Niveau erreichen.
Zeitgewinn durch straffere Prozesse hat Stefan Pauly auch in anderen Bereichen beobachtet: So unterstützt Infor Blending ERP die Kalkulation der Produkte. Über Wareneinsatz der Roh- und Packstoffe sowie fixer und variabler Herstellkosten sind Lagerwert und Verkaufspreis der Fertigwaren einfach und schnell zu ermitteln. Das macht sich auch im Umgang mit dem Grünen Punkt bemerkbar, da in den Verkaufspreis auch Abgaben einfließen, die das Unternehmen an das Duale System abführen muss, um das Recycling der Verpackungen zu gewährleisten. „Eine solche Kalkulation kann nur eine Software abdecken, die auf die speziellen Prozesse im Lebensmittelbereich zugeschnitten ist“, sagt Stefan Pauly.
dei 424
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