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Automatisierte Stammdatenpflege in SAP für Südzucker

Transparente Prozesse und verringerte Durchlaufzeiten
Automatisierte SAP-Stammdatenpflege für Südzucker

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Für die Südzucker-Gruppe bildet Zucker als einer von vier Geschäftsbereichen das Kerngeschäft. Pro Jahr verarbeitet das Unternehmen allein in diesem Segment rund 28 Mio. t Zuckerrüben in 23 Zuckerfabriken und zwei Raffinerien. Mit dem SAP-Add-on-MDC-Master-Data-Cockpit schaffte der Konzern jetzt über mehrere Gesellschaften hinweg durchgängige, transparente Prozesse in der Materialstammanlage bei verringerten Durchlaufzeiten. Durch die automatisierte Stammdatenpflege in SAP wurde gleichzeitig die Datenqualität sichergestellt.

Die Südzucker-Gruppe ist ein führendes Unternehmen der Ernährungsindustrie und unterhält weltweit über 100 Produktionsstandorte. Das Unternehmen gliedert sich in die vier Geschäftsbereiche Zucker, Spezialitäten, Crop Energies und Frucht. Im traditionellen Zuckerbereich ist Südzucker der größte Anbieter von Zuckerprodukten in Europa.

Die SAP-Stammdatenverwaltung stellte für Südzucker als internationales Unternehmen mit unterschiedlichen Segmenten, die sehr spezifische Anforderungen mit sich bringen, eine besondere Herausforderung dar. Alleine im Zuckersegment unterhält der Konzern zehn Gesellschaften in unterschiedlichen EU-Ländern, deren Artikelstammdaten zentral verwaltet werden sollten.

Die Abwicklung der wichtigsten Prozesse basierte bislang auf der Erfahrung einzelner Personen. Insgesamt fehlte es an einem Product-Lifecycle-Management, das alle erforderlichen Informationen bereithält und Notwendigkeiten sauber dokumentiert. In dem Zuge gewann eine verbesserte Stammdatenqualität und -aktualität für das Unternehmen zunehmend an Bedeutung.

Projekt für Stammdatenpflege startete bei Fertigerzeugnissen

Die Anforderungen wurden von Südzucker klar definiert: Durchlaufzeiten sollten verringert, Fehler reduziert und ein möglichst großer Teil der Stammdatenpflege sollte durch die Fachbereiche selbst abgedeckt werden können. Außerdem wünschte man sich den Aufbau einer Dokumentationsdatenbank und insgesamt eine schlanke Lösung mit kalkulierbaren, reduzierten IT-Aufwänden. Das neue Tool sollte für alle Beteiligten einfach und intuitiv bedienbar sein und ohne lange Einführungsphase und großen Schulungsaufwand auskommen. Schnell war klar: Mit dem SAP-Standard allein ließen sich diese Vorstellungen nicht realisieren. Die Wahl fiel schließlich auf das vollständig in SAP integrierte Add-on-MDC-Master-Data-Cockpit von Valantic.

Zum Start wurde die Lösung zunächst für die Fertigerzeugnisse im Zuckersegment Deutschland ausgerollt. Johannes Kapper, Projektleiter, Produkt Manager und ehemals verantwortlich für das Master-Data-Management bei Südzucker, erklärt: „Wir wollten mit einem Pilotprojekt zunächst in einem Geschäftsbereich klein anfangen. Die Implementierung sollte schnell gehen und die Lösung anschließend gut und selbstständig skalierbar sein.“

Pilot mit wenig Aufwand umgesetzt

Da bei Südzucker zeitgleich noch weitere IT-Projekte umgesetzt wurden, standen für das MDC-Startprojekt nur eingeschränkte Ressourcen zur Verfügung. Darüber hinaus war zu berücksichtigen, dass mehrere Südzucker-Gesellschaften mit sehr vielen Produktions- und Auslagerungsstandorten in und außerhalb Europas innerhalb eines einzigen ERP-Systems verwaltet werden. Das gestaltete den Prozess der Materialstammanlage mitunter sehr komplex. Genau hier konnte das MDC die Beschäftigten deutlich entlasten und den Prozess vereinfachen: „Die Anlage neuer Fertigerzeugnisse in einem Schritt über alle relevanten Produktions- sowie Vertriebsgesellschaften und deren Standorte stellt eine enorme Arbeitsersparnis dar“, bilanziert Kapper. Außerdem war man von der einfachen Handhabung angetan. „Man muss kein Informatiker sein, um das MDC richtig zu bedienen“, so Kapper. Das habe auch die Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen direkt abgeholt.

Schlussendlich überzeugte das Projektteam bei Südzucker nicht nur das Tool an sich, sondern auch die Herangehensweise der Berater von Valantic bei der Implementierung. „Die Einführung in die Funktionsweise des Tools erfolgte sehr effizient mit einem kleinen Projektteam in konzentrierten Workshops“, erklärt Kapper. „Das Valantic-Beratungsteam hat uns bei der Erarbeitung der Notwendigkeiten kompetent begleitet. In der Umsetzung lief alles reibungslos. Versprechen wurden jederzeit eingehalten. So konnten wir das Pilotprojekt für das Zuckersegment Deutschland mit vergleichsweise geringem Aufwand in einem kleinen Team erfolgreich in Time and Budget realisieren“, erklärt der Projektleiter.

„Unsere hohe Anzahl von Produktions- und Auslagerungsstandorten mit teilweise individuellen und wechselnden Notwendigkeiten war nur schwer zu handhaben. Dank des Master-Data-Cockpits sind deren Erfordernisse jetzt nicht nur gut dokumentiert, sondern können stets durch den Fachbereich mit geringstem Aufwand aktuell gehalten werden“, resümiert Kapper. Insgesamt habe sich der Aufwand für die Materialneuanlagen enorm reduziert.

In den folgenden Monaten konnte eigenständig die Nutzung des MDC für Fertigerzeugnisse stufenweise für das komplette Zuckersegment ausgerollt werden.

Fortlaufende Ausweitungs- und Optimierungsmöglichkeiten

Durch die durchweg positiven Erfahrungen und die hohe Akzeptanz der Lösung für die Stammdatenpflege nach dem gelungenen Startprojekt konnten und werden noch weitere Südzucker-Gesellschaften erfolgreich eingebunden werden. In weiteren Abteilungen sowie für Gesellschaften anderer Segmente innerhalb der Südzucker-Gruppe wird eine Nutzung ebenfalls in Erwägung gezogen.

Christopher Laysy, Mitglied des Business- Process-Development-Teams und gleichzeitig verantwortlich für das Material-Master-Data-Management, stellt in Aussicht: „Die neue Funktion der massenhaften Artikelstammanlage eröffnet komplett neue Möglichkeiten und macht es umso interessanter für andere Konzernbereiche. Wir freuen uns über fortlaufende Ausweitungs- und Optimierungsmöglichkeiten.“

Valantic GmbH, München

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