Von den Rohstoffen über die Verarbeitung bis hin zur Auslieferung gelten im Lebensmittelbereich hohe Qualitätsmaßstäbe. Um auf diese Anforderungen schnell und erfolgreich reagieren zu können, wird ein integriertes, durchgängiges und für die Zukunft ausbaufähiges Computersystem benötigt. Dabei ist entscheidend, dass nahezu alle Geschäftsprozesse, vom Einkauf über die Produktion bis hin zu Vertrieb und Planung im System abgebildet werden.
Torsten Nickol
Jede Branche hat neben den Standardabläufen auch diverse spezifische Prozesse, die es zu berücksichtigen gilt. Die Branchenlösung Pro Food, die auf der Standardsoftware R/3 von SAP basiert, reagiert auf diese Anforderungen und beinhaltet alle wichtigen Kernprozesse der Nahrungsmittelindustrie in den Bereichen Finanzwesen/Controlling, Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Lagerverwaltung sowie Vertriebs- und Versandlogistik. Beispielsweise wird die gesetzlich geforderte lückenlose Chargenrückverfolgung über ein Chargencockpit abgebildet, das die Chargen über alle Prozesse hinweg verwaltet und über ein Reporting selektier- und auswertbar macht.
Beim Wareneingang von produzierten Artikeln wird jeweils die Aufnahme einer vollen Palette durchgeführt. In der eigenen Transaktion muss der Lagerist lediglich die Materialnummer (oder EAN-Nummer) eingeben, bzw. scannen. Die Palettenmenge, der Stellplatz und die Charge werden vorgeschlagen. Im Ausnahmefall können sie auch manuell abgeändert werden. Mit der Sicherung der Daten werden im nächsten Schritt die Palettenetiketten gedruckt, die an der Palette angebracht werden. Anschließend wird die Palette auf dem zugewiesenen Stellplatz im Palettenlager abgestellt. Die Bestandsaufnahme im Inventory-Managementsystem erfolgt automatisch mittels eines periodisch laufenden Jobs. Daneben erfolgt die Anlage des Chargenstammsatzes mit seinem MHD-Datum.
Verkauf und Lieferung
Der Hauptprozess „Verkauf und Lieferung ab Lager“ bildet ein Vetriebsszenario mit den Schwerpunkten Auftragsbearbeitung, Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Warenausgangsbuchung, Fakturierung und Integration mit der Finanzbuchhaltung ab. Die Pro Food Vertriebs- und Versandkomponenten bilden sämtliche dieser Prozesse mithilfe elektronischer Belege ab, die über den Belegfluss mit den entsprechenden Vorgänger- und Nachfolgebelegen verknüpft sind. Zu den zentralen Funktionen der Auftragsbearbeitung gehören u. a. die komfortable Auftragserfassung und die Bearbeitung und Überwachung von Anfragen, Angeboten und Kundenaufträgen. Bereits bei der Auftragserfassung erfolgt eine Verfügbarkeitskontrolle, so dass abhängig von den jeweiligen Wunschlisten der Kunden überprüft werden kann, ob das Material vorhanden ist. Mit der Erstellung einer Lieferung werden dann die Versandaktivitäten angestoßen. Ohne manuellen Aufwand im System kann die Auslieferung erstellt werden, da alle für die Versandabwicklung nötigen Informationen bereits vorliegen. Die Lieferungen zu Kundenaufträgen werden bei vollen Palettenmengen aus dem Palettenlager kommissioniert. Bei kleineren Mengen besteht die Möglichkeit, sich mit einzelnen Kartons aus dem Kleinkommissionierungslager zu bedienen, das bei Bedarf seinen Nachschub aus dem Palettenlager erhält. Bei der Übernahme voller Paletten aus dem Palettenlager muss der Bediener neben dem Transportauftrag lediglich die Palettennummer scannen. Das System prüft erst die gescannten Daten, überführt dann die Palette automatisch als Packstück in die Lieferung und es erfolgt daraufhin ein Ausdruck des NVE-Etiketts.
Die Warenausgangsbuchung für die Lieferung wird bei Pro Food aus Vertriebssicht abgebildet. Dadurch wird die Lieferung zur Fakturierung fällig und die jeweiligen Fakturdaten aus Rechnungen, Gut- und Lastschriften werden an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Die Integration in die Finanzbuchhaltung gewährleistet dabei zum einen, dass die Buchungen auf den Debitoren- und Sachkonten durchgeführt werden. Zum anderen wird sichergestellt, dass alle Fakturen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, in der Finanzbuchhaltung als zusammengehörig erkannt werden.
Fit für die Produktion
Produktionsanforderungen werden während der Materialbedarfsplanung in Planaufträge umgewandelt, die bereits Ecktermine und Fertigungsmengen beinhalten. Die Branchenlösung Pro Food sieht im Bereich der Produktion eine Absatzplanung (SOP-Planung) auf Ebene der Verkaufsartikel vor. Nach Erstellen des Absatzplans wird im System der Produktionsplan entwickelt und gespeichert. In einem separaten Schritt werden die Produktionszahlen daraufhin an die Programmplanung übergeben. Dabei ist eine Feinsteuerung/Feinaufteilung der Produktionszahlen, beispielsweise die Aufteilung des Monatsbedarfs für die jeweils ersten drei Monate auf Wochen, möglich. Nach dem Sichern der Programmplanung werden die Daten vom nächsten Planungslauf in so genannte Planungsaufträge umgesetzt.
Im weiteren Verlauf der Prozesskette sieht Pro Food nach dem Erstellen der Produktionspläne für alle Materialien die Datenübergabe bis zur Bedarfsplanung mittels einer Massenbearbeitung vor. Abschließend bildet der Hauptprozess Materialbeschaffung die Schwerpunkte Bedarfsermittlung, Bezugsquellenfindung, Bestellabwicklung, Wareneingang, Qualitätsprüfung und Rechnungsprüfung ab. Beispielsweise unterstützt die Komponente Einkauf die Ermittlung möglicher Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dadurch wird die Bestellung von Anfragen, die an gewünschte Lieferanten übermittelt werden können, beschleunigt. Das System ist darüber hinaus in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so dass Angebote miteinander verglichen werden können.
Problemlose Einführung
Die Erfahrung von zahlreichen Einführungen zeigt, dass es für den optimalen Projekterfolg bei der Implementierung einer neuen Systemlandschaft einige Aspekte gibt, die sich als Erfolgsfaktoren herauskristallisiert haben. Dazu gehört beispielsweise die Verwendung von EDV-Standardmodulen, die eine Ausrichtung auf die jeweiligen Branchen beinhalten. Nur so kann eine spätere Erweiterung gewährleistet werden. Als weiterer wichtiger Punkt gilt eine bedienerfreundliche Gestaltung der Software, damit der Benutzer seine Aufgaben ohne Zeitaufwand und Systembruch erledigen kann. Da der Erfolg nicht allein von der Technik abhängt, sollten die Anwender sorgfältig geschult werden. Maßgeblich am Projekterfolg beteiligt ist darüber hinaus ein durchgängiges Projektmanagement, das die Arbeitsschritte zentral koordiniert, die Anwender als Projektteilnehmer in das Projekt involviert und die einzelnen Phasen plant und abnimmt.
dei 461
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