Geschäftsreisen effektiver gestalten

In unserer globalisierten Welt hat die Zahl der Geschäftsreisen stark zugenommen. Geschäftsreisen bedeuten jedoch nicht nur eine willkommene Ablenkung vom Büroalltag, sondern nehmen auch viel Zeit in Anspruch. Gerade wer viel und lange reist, sollte darauf achten, seine Zeit bestmöglich zu organisieren. Wir haben für Sie fünf Tipps des Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystems KOI zusammengestellt.

Bei Geschäftsreisen innerhalb des eigenen Landes empfiehlt es sich nicht, das eigene Auto zu benutzen. Denn es besteht immer die Gefahr, in einen Stau zu geraten und sich dadurch zu verspäten. Zudem erfordert Autofahren Konzentration – wer dagegen mit der Bahn fährt oder fliegt, kommt wesentlich entspannter an.

Bei der Wahl des Verkehrsmittels sollte man zudem nicht nur auf den Preis achten. So sind Inlandsflüge zwar häufig günstiger als Bahnfahrten, aber die Prozedur am Flughafen ist wesentlich zeitaufwändiger als die am Bahnhof. Bei einer Bahnfahrt muss man lediglich in den Zug steigen und kann sich bis zum Zielort seiner Arbeit oder einem guten Buch widmen.

Fast alle Fluglinien bieten mittlerweile auf ihrer Website einen Online Check-in an. So kann man mit wenigen Mausklicks die Schlange am Check-In-Schalter umgehen und dadurch viel Zeit gewinnen. Wer zudem nur mit Handgepäck reist, spart auch die Gepäckaufgabe. Auch die übrige Wartezeit am Flughafen lässt sich sinnvoll nutzen, indem man sich beispielsweise in eine Lounge zurückzieht. So ist man abgeschirmt vom hektischen Flughafentrubel und kann mit meist kostenlosem WLAN-Zugang konzentriert arbeiten.

Schlaf ist das beste Mittel gegen den Jetlag. Wenn möglich, sollte man also einen Nachtflug buchen oder zumindest einen Tag früher anreisen. So hat der Körper Zeit, sich auf die Zeitverschiebung einzustellen.

Zudem sollte man sich vor Ort den Tag-Nacht-Rhythmus des Ziellandes einstellen und erst dann schlafen gehen, wenn es tatsächlich Nacht ist. Ein weiterer einfacher Trick besteht darin, schon im Flugzeug die Uhr auf die Zeit des Ziellandes umstellen – auf diese Weise kann man sich schneller an die Zeitumstellung gewöhnen.

Das Warten am Flughafen oder die Zugfahrt lässt sich sehr sinnvoll für die Arbeit nutzen. Das Problem besteht jedoch häufig darin, dass man von unterwegs keinen Zugriff auf seine Informationen und Dokumente hat, die auf dem Büroserver hinterlegt sind.

Hier bietet die Cloud-Technologie Abhilfe. Mit einem Programm wie KOI kann man jederzeit und von jedem Ort der Welt auf seine Daten zugreifen. Damit hat man nicht nur die Organisation des gesamten Alltags im Griff, sondern zusätzlich sämtliche Dokumente verfügbar, die man zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. KOI funktioniert dabei unabhängig vom Endgerät und Betriebssystem. Die Software lässt sich also mit einem iPhone, einem Android Handy, einem Windows-Laptop und dem iPad nutzen.

Gerade bei internationalen Geschäftsreisen ist es wichtig, sich mit der Kultur des Ziellandes auseinandersetzen. Denn in vielen Ländern gilt: für die Realisierung eines Geschäftsvorhabens ist die persönliche Ebene genauso wichtig wie die geschäftliche. Um sich mit den kulturellen Besonderheiten vertraut zu machen, sollte man intensiv im Internet recherchieren. Zudem können Reiseführer, spezialisierte Unternehmensberatungen und die deutschen Handelskammern vor Ort weiterhelfen.

Generell empfiehlt es sich, vor Reiseantritt zumindest ein paar Floskeln der Landessprache zu lernen. So kann man mit nur wenigen Sätzen die Sympathie und ein Lächeln des Gastgebers ernten.