Für Grillmakrele und Co.

Seit der Unternehmensgründung im Jahr 1998 hat sich Frost & Frisch als Lieferant hochwertiger Tiefkühlprodukte rund um den Fisch einen Namen gemacht. Der Einzelhandel schätzt die Produkte: Ihre neuartigen Rezepturen bei höchster Qualität treffen den Geschmack der Verbraucher. Zudem sind sie betriebswirtschaftlich interessant, und Frost & Frisch zeichnet sich durch hohe Liefertreue aus. Das Erfolgsgeheimnis des jungen Bielefelder Unternehmens: „Wir verstehen uns als Prozessführer“, verrät Geschäftsführer Rolf Dopheide, „denn wir decken die gesamte Wertschöpfungskette von der Marktforschung beim deutschen Verbraucher bis zum Fangschiff vor Kamtschatka ab. Und das schaffen wir als schlankes Unternehmen mit der Fertigungstiefe Null.“ Tatsächlich erwirtschafteten die gerade mal zehn Mitarbeiter im vergangenen Jahr mehr als 6 Mio. Euro Umsatz, Tendenz steigend.

Die meisten der Mitarbeiter sind als sogenannte Category Manager tätig und tragen Gesamtverantwortung für Produkte, Kunden und Lieferanten. Zum Teil auf Initiative des Unternehmens, zum Teil in enger Zusammenarbeit mit einem Handelskunden, entwickeln sie neue Produkte, von der Grillmakrele für die Sommersaison bis zur Dorade Provençale mit einem pikanten Topping. Diese entscheidende Grundlage für den späteren Absatz beruht selbst auf weit reichender Erfahrung.

So gehen in die Produktentwicklung Kenntnisse über Verfügbarkeit und erreichbare Qualität der Rohware ein. Die Möglichkeiten der Gewürzhersteller, neue Saucen und Krusten bereitzustellen, muss man aktuell parat haben. Der Category Manager überblickt die Herstellungsprozesse und ihre Kosten. Wichtige Entscheidungen im Marketing betreffen auch die Mengen pro Verpackungseinheit und die Gestaltungsvarianten für die Umverpackungen. Und selbstverständlich werden die Produkte anschließend in gründlichen Paneltests von Verbrauchern getestet.

Steht das Produkt, sind die Bestellmengen vereinbart, dann beginnt mit dem Einkauf des Fischs in Containermengen die Herstellung. Frost & Frisch arbeitet derzeit mit zehn Herstellern von Tiefkühlkost zusammen, den sogenannten Copackern. Zu deren Werken werden die Rohwaren und die übrigen Zutaten – von den Gewürzen bis zum Verpackungsmaterial – angeliefert. Ab Fertigwarenlager gehen die Sendungen schließlich mit den fertigen Produkten an den Handel. Auch hierfür tragen die Category Manager von Frost & Frisch die Verantwortung. Um diese Prozesse effizient und sicher zu steuern, benötigt man viel Erfahrung, aber ohne die Unterstützung durch eine verlässliche Informationstechnologie wäre allein noch nichts gewonnen. Das gilt für die strikte Einhaltung aller lebensmittelrechtlichen Vorschriften, das gilt für die Produkt- und Lieferqualität gegenüber dem Kunden, das gilt nicht zuletzt auch für den eigenen betriebswirtschaftlichen Erfolg.

Wegen ihrer großen Flexibilität, der Fülle an Funktionskomponenten und ihrer starken Controllingmöglichkeiten entschied sich Frost & Frisch für die Sage Office Line, die durch das Bielefelder Systemhaus lynx-ctg GmbH eingeführt wurde und laufend betreut wird.

Als Lebensmittelproduzent ist Frost & Frisch zur Chargenverfolgung verpflichtet: Eine Herausforderung, die das Warenwirtschaftsmodul der Sage Office Line sicher meistert. Mit der Richtlinie EG 178/2002 hat die Europäische Union der gesamten Lebensmittelindustrie strenge Qualitätsauflagen gemacht. Ein Kernstück der Vorschrift ist die Rückverfolgung jedes einzelnen Produkts bis zu seinen Ursprüngen in Herstellung und Rohstoff. Auf diese Weise können beispielsweise im Fall einer Schadstoffbelastung sämtliche betroffenen Produkte schnell aus dem Verkehr gezogen werden. Auch Frost & Frisch als Inverkehrbringer der Tiefkühlprodukte steht in der Pflicht, jederzeit jeden Produktbestandteil bis zu seinem Ursprung nachweisen zu können. Dabei sind es nicht nur die Chargen des eingeführten Fischs, die nachgehalten werden müssen. Dessen Lieferungen werden zunächst in Teilmengen aufgeteilt, die wieder nach Verarbeitungstag und –schicht unterschieden werden. Alle diese Daten erhalten eine eindeutige Bezeichnung, die die jeweilige Charge bis zum Endverbraucher begleitet.

Bei der Veredelung dann kommt eine Vielzahl weiterer Zutaten hinzu, von den Gewürzen bis zu den Verpackungsmitteln. Auch hier sind alle Hersteller verpflichtet, ihre Chargen im Griff zu behalten. Alle diese Waren laufen mit ihren Chargenbezeichnungen beim Copacker zusammen. Dort wurde schon mit der Auftragsbestätigung gegenüber Frost & Frisch dem Fertigprodukt eine Chargennummer zugeteilt, unter der dann die Chargen sämtlicher Waren aufgeführt werden, die in das Produkt eingehen. Diese Dateien werden in die Office-Line-Warenwirtschaft übernommen und archiviert, sie sind dadurch jederzeit auch historisch abrufbar. Der Verbraucher schließlich findet auf jeder einzelnen Packung die Frost-&-Frisch-Chargennummer, aus der sämtliche Zutatenchargen lückenlos zu ermitteln sind.

Angesichts dieser ausgereiften Systeme scheut Frost & Frisch keinen Härtetest. Ein Testalarm unter Aufsicht des Veterinäramts Bielefeld zeigte in diesem Frühjahr, dass der Krisenplan nicht nur gut konzipiert ist, sondern im Fall der Fälle auch funktioniert. Er ist im Kundenmanager der Office Line hinterlegt, wo sämtliche Ansprechpartner von den Veterinärämtern bis zu den Verkaufsstellen, von den Medien bis zu den Lieferanten mit sämtlichen Details erfasst sind und auf Knopfdruck informiert werden können.

Vom Quecksilberalarm durch das Veterinäramt an dauerte es nur drei Stunden bis eine vollständige Dokumentation über Herkunft und Verbleib der kritischen Produkte vorlag, alle Beteiligten über den Sachstand informiert waren und die nötigen Maßnahmen bis hin zur Entfernung aller verdächtigen Packungen aus den Tiefkühl-Regalen eingeleitet waren.

Gemeinsam müssen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in der Lage sein, die komplexen Geschäftsprozesse im weit gespannten Netzwerk aus Kunden und Lieferanten umfassend abzubilden und zuverlässig abzuwickeln. Denn immerhin ist die Vorlaufzeit von der konkreten Bestellung mit Mengenangabe bis zur Auslieferung an den Handel nicht länger als sieben Tage, einschließlich zwei Tagen für die Logistik. Daher sind so viele Abläufe wie irgend möglich im System automatisiert.

Mit der Eingabe der Daten in der Auftragserfassung wird sofort ein Produktionsauftrag an den oder die Copacker erzeugt. Er umfasst auch eine vollständige Stückliste über sämtliche benötigten Zutaten, die aus der Datenbank der Warenwirtschaft abgerufen wird. Hier ist zugleich die vollständige Disposition hinterlegt, und aus dem System heraus werden die Bestellungen an die Lieferanten versandt.

Um die vereinbarten Liefermengen und -termine sicherstellen zu können, muss der Category Manager die Abwicklung des Kundenauftrags durch die Lieferanten und Copacker laufend überwachen. Auch hier erleichtert das System die Arbeit. Zum Beispiel werden sämtliche Lagerbestände mit den jeweiligen Reichweiten in der Warenwirtschaft gepflegt. Frost & Frisch hat für jedes Produkt die benötigten Mindestbestände definiert, und das System meldet automatisch, wenn diese kritischen Grenzen in Sicht kommen. Auch die Dienstleister für die Tiefkühllogistik können aus dem System heraus disponiert werden.

Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft greifen auf dieselbe Datenbank zurück. Daher übernimmt die FiBu sämtliche buchungsfähigen Vorgänge in den Buchungslauf. Die FiBu dient Frost & Frisch als Quelle für ein durchdachtes Paket an Controllinginstrumenten. Im Mittelpunkt steht dabei die Deckungsbeitragsrechnung. Sie wird für jeden Artikel und auch für jeden einzelnen Kunden erstellt. Dabei bewähren sich die Standardauswertungen der Sage Office Line, die Frost & Frisch zu einem effizienten Controlling befähigen. Die Kunden werden jeweils als Profitcenter betrachtet. In den Deckungsbeitragsrechnungen werden den Umsätzen zunächst die Materialeinzelkosten gegenübergestellt. Um die Kunden besser vergleichen zu können, werden im Controlling nicht die echten Preise eingesetzt. Vielmehr bezieht die Auswertung hierfür gleitende Durchschnitte vom Warenwirtschaftsmodul, die für jeden einzelnen Auftrag abgerufen und in der Auswertung kundenspezifisch zusammengefasst werden.

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Frost & Frisch Convenience GmbH

Sage Office Line

Verordnung EG 178/2002