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Das ERP-System als Daten- und Steuerzentrale

Mit dem Digital Hub Service zum eigenen Webshop
Das ERP-System als Daten- und Steuerzentrale

Ob für den Logistikpartner oder den Endkunden im Web: Pharmaproduzenten benötigen die richtigen Daten am richtigen Ort. Da sie bereits über die digitalen Produktionsdaten verfügen, übernehmen ERP-Systeme hierbei zunehmend die Rolle der Daten- und Steuerzentrale. Das gilt auch für Bombastus, einen Hersteller von Naturheilmitteln auf Salbei-Basis. Das Unternehmen hat unter anderem seinen Webshop auf Basis seiner ERP-Lösung aufgebaut.

Die Bombastus-Werke AG im sächsischen Freital kann mit Blick auf ihre IT auf eine für einen mittelständischen Pharmaproduzenten recht typische Historie zurückblicken. Arbeitete das Unternehmen bis 2007 noch mit einem ERP-System auf einer AS/400-Basis von IBM, stieg es dann auf die Prozessindustrie spezialisierte und komponentenorientierte Lösung GUS-OS Suite um. Diese bietet im Standard mittlerweile über 1000 vorkonfigurierte Teilprozesse, stellt eine Workflow-Engine für individuelle Anpassungen bereit und ermöglicht heute die Wahlfreiheit des Betriebs – sei es den Eigenbetrieb (on premise), über die Cloud oder in Form einer hybriden Lösung.

Möglichst nah am Standard

„Seit dem Umstieg auf die Version 6.1 bewegen wir uns viel näher am Standard“, sagt Maik Hanke, IT-Administrator und ERP-Projektleiter bei Bombastus. „So können wir heute alle Updates und Neuerungen der GUS-OS Suite nutzen. Das macht vieles leichter, angefangen bei der Geschwindigkeit des Systems bis hin zu Dateninformationen, die wir nun mit wenig Aufwand für die Fachabteilungen individualisieren können.“ Hanke weist zudem darauf hin, dass gerade im hoch validierten Umfeld des Unternehmens als Pharmahersteller Individualprogrammierungen immer als hohes Risiko gelten. „Die Konfigurierbarkeit ohne Programmierung, wie sie der GUS-OS-Standard bietet, ist im Vergleich dazu vorvalidiert und dadurch risikofrei“, so der IT-Verantwortliche. Zudem unterstützt die ERP-Lösung das gesetzlich vorgeschriebene Change-Management: Alle Änderungen werden hinsichtlich möglicher Risiken direkt im System dokumentiert und bewertet. Dieser Validierungsprozess läuft bei Bombastus mittlerweile zu 100 % papierlos ab.

Durch die klare Orientierung am Standard können die IT-Verantwortlichen bei Bombastus zudem – auch kurzfristig – etwa für unterschiedliche Vertriebskollegen ganz individuelle Sichten auf die benötigten Daten erstellen, die zudem visualisiert und grafisch unterstützt sind. Und auch die Fachmitarbeiter selbst können Feintuning betreiben, indem sie bestimmte Spalten selbst zusammenschieben, ein- oder ausblenden.

Zugriff für externe Partner

Doch längst steht das ERP-System nicht mehr nur als Datenlieferant für die internen Bombastus-Mitarbeiter zur Verfügung, sondern auch für externe Partner wie zum Beispiel Lieferanten für Druckerzeugnisse des Naturheilmittelunternehmens. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der GUS-OS Digital Hub Service – ein cloudbasierter Dienst, der die Prozesse der ERP-Lösung auch außerhalb des Unternehmens zugänglich macht. So lassen sich Zulieferer, mobile Mitarbeiter und sogar Maschinen und IT-Systeme einbinden.

„Dabei geben wir keine Stamm- oder Bewegungsdaten aus der Hand, keine sensiblen Daten werden in der Cloud gespeichert“, betont Daniel Liebscher, IT-Leiter bei Bombastus. „Nur jene Teile und Funktionen des ERP-Systems werden nach außen geöffnet, die für die Kommunikation notwendig sind. Und selbstverständlich wird die gesamte Kommunikation verschlüsselt.“

So lag es auch nah, die ERP-Lösung bei Bombastus als zentrale Datendrehscheibe zu nutzen, als das Unternehmen im vergangenen Jahr seinen ersten Webshop für Endkunden aufbaute. Klassischerweise vertrieb Bombastus seine Produkte fast ausschließlich über den Großhandel und Apotheken. Dies ist ein Geschäft, das das sächsische Unternehmen auch weiter ausbauen will – etwa durch eine zunehmend digitale Kommunikation mit den Apotheken über den GUS-OS Digital Hub. Elektronischer Datenaustausch oder maschinenlesbare Rechnungen sollen hier viele Faxe oder das manuelle Abtippen von Daten überflüssig machen.

Direkter Draht zum Endkunden

Doch mehr und mehr sind bei Bombastus auch die Endkunden ins Blickfeld gerückt. Nicht erst seit der Covid-Pandemie erwarten diese, dass sie Produktinformationen auch direkt beim Hersteller erhalten und die Produkte dort dann auch erwerben können, ohne den Weg in die Apotheke zu machen. „Deshalb fiel im Frühjahr 2020 die Entscheidung für die Implementierung unseres Webshops“, erinnert sich IT-Leiter Daniel Liebscher. „Und wie für unsere Geschäftspartner gilt auch bei unseren Endkunden: Das ERP-System ist unsere Datenzentrale für alle Informationen, die wir über unseren Webshop zur Verfügung stellen – inklusive aller Produktinformationen und der damit verbundenen Versionsverwaltung.“

Das komplette Webprojekt mit allen Geschäftsprozessen implementierten die Bombastus-Mitarbeiter innerhalb eines Jahres zusammen mit Experten der GUS Group. Sie realisierten einen Shop, der aktuell rund 200 verschiedene Produkte beziehungsweise Verpackungsgrößen bereithält. Da diese Produkte, ihre Größen und Versionen ohnehin im ERP-System digital verwaltet werden, sollte dieses auch die Basis für den Webshop bilden. Denn auch eine separate Produktinformationslösung müsste sich die Produktdaten am Ende aus dem ERP ziehen. Ein Beispiel: Die im Web präsentierten Infos zu bestimmten Kosmetika müssen zuvor von den jeweils Verantwortlichen freigegeben werden. Dieser Prozess ist im ERP angelegt und vor allem: Die Anwender sind mit der Bedienung des Systems bereits vertraut und müssen sich so in keine neue Applikation einarbeiten.

In einem ersten großen Schritt befüllten Hanke, Liebscher und die GUS Group-Experten die Webpräsenz mit allen Unternehmens- und Produktinformationen. Zugleich sollte der Shop auf allen Mobilgeräten gut darstellbar sein. Beides bedeutete, dass die vorherige Website technisch auf neue Füße gestellt werden musste. Schließlich musste sie in der Lage sein, die jeweiligen Daten automatisiert aus der ERP-Suite zu beziehen und grafisch ansprechend darzustellen. Das dafür notwendige Content Management System – inklusive aller Bilder oder Werbeinfos konnte Bombastus ebenfalls mithilfe des GUS-OS-Standards und der vordefinierten Workflows befüllen.

Hier Webshop, dort Großhandel

Der zweite Meilenstein umfasste dann nicht nur den Bezug und die Darstellung der (Produkt-)Daten, sondern auch sämtliche Prozesse, die für den Kaufvorgang notwendig sind, zum Beispiel sämtliche Geschäftsprozesse im Vertriebswesen. Zudem wurde ein neuer Prozess für die Kommissionierungslogistik entwickelt. Denn diese unterscheidet sich im Endkundengeschäft deutlich von der im Großhandel. Kaufen Kunden im Webshop meistens nur einzelne oder wenige Produkte, handelt es sich beim Großhandel in der Regel um größere Gebinde und Mengen. Deshalb gibt es heute für den Webshop eigene Regalplätze für den Fast Pick. Dort steht eine große Zahl kleinerer Produktmengen zur Verfügung, die einfacher und schneller erreichbar sind.

Mithilfe des ERP-Systems verläuft heute der gesamte Prozess vom Vertrieb zur Kommissionierung digital: Der erste Mitarbeiter, der in diesem Prozess manuell tätig wird, ist derjenige, der die Ware im Lager für den Versand verpackt. Alle Prozessschritte zuvor laufen vollautomatisch über die GUS-OS Suite ab.

„Der Standardprozess der GUS-OS Suite war für die Modellierung all dieser Prozesse sehr gut geeignet“, sagt Maik Hanke. „Der Workflow-Manager der Lösung ermöglichte uns hier ein sehr flexibles Vorgehen. Das Allermeiste war konfigurierbar und benötigte keine zusätzliche Programmierung.“ Nur die Einbindung der vielen unterschiedlichen Zahlungsdienstleister an die Buchhaltungskomponente von GUS-OS sei am Ende etwas anspruchsvoller verlaufen. Dennoch konnte der Webshop voll funktional und plangemäß im März 2021 live gehen.

Die GUS-OS Suite als Digitalisierungsmotor

„Die Entscheidung, unser ERP-System als zentrale Daten- und Prozessplattform zu etablieren, hat sich auch in unserem Webshop-Projekt bezahlt gemacht“, zieht Daniel Liebscher ein Fazit. „Die flexible und einfache Anpassung der Standardworkflows hat das Projekt sehr beschleunigt und vereinfacht.“ Zudem weist Liebscher erneut auf den Digital Hub hin: „Diese Plattform gibt uns eine fast unendliche Palette an Möglichkeiten, andere Systeme an das ERP anzubinden – wie eben zum Beispiel unseren neuen Webshop.“ Letztlich gehe es darum, analoge Lücken zu schließen, weitere Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren.

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