Pro*File: Durchgängiger Informationsfluß

Dr. Arne Gaiser, Dipl.-Ing. Peter Simon

Die Lurgi Oel Gas Chemie GmbH und die Lurgi Umwelt GmbH – Tochtergesellschaften der Lurgi AG – planen und errichten unter anderem Anlagen für die Mineralölindustrie, die Gasindustrie, die Petro- und Feinchemie sowie die Entsorgung von Müll, Klärschlamm und Abwasser. Die rationelle und termingerechte Abwicklung solcher Aufträge erfordert transparente Arbeitsabläufe, eine einheitliche Datenbasis sowie eine abgestimmte Zusammenarbeit mit den anderen Lurgi Tochterunternehmen, externen Ingenieurbüros und Herstellern. Die Lurgi Oel Gas Chemie GmbH und die Lurgi Umwelt GmbH haben sich entschlossen, das Dokumenten- und Workflowmanagementsystem Pro*File zur Sicherstellung eines durchgängigen Informationsflusses und einer einheitlichen Vorgehensweise einzusetzen.

Im Zentrum der für Lurgi realisierten Lösung steht eine leistungsfähige, rasch an die spezifischen Auftragsanforderungen anpaßbare Projektverwaltung, die die Zusammenarbeit mit externen Partnern transparent macht und effizient steuert.

Mit Pro*File werden alle im Engineering-Prozeß anfallenden Unterlagen, Pläne und Fließbilder sowie das komplette Schriftgut nach einem einheitlichen Schema verwaltet. Die leistungsfähige Client-Server-Struktur basiert vollständig auf Windows NT und der Datenbank Microsoft SQL Server. Im Engineering-Bereich setzt Lurgi überwiegend AutoCAD- und MicroStation-Lösungen ein, die mit Pro*File kompatibel sind.

Für die leistungsfähige Projektverwaltung mit Pro*File stehen projektübergreifende Strukturen und Strukturen, die sich individuell auf einen Kundenauftrag beziehen bereit. Projektübergreifende Strukturen sind unter anderem Referenztabellen oder eine flexible Benutzer- und Rechteverwaltung. Referenztabellen schaffen einen einheitlichen Rahmen für die in den Projekten verwendeten Begrifflichkeiten und ermöglichen die Abwicklung der Projekte nach einem unternehmenstypischen Vorgehensmodell. Innerhalb eines Projektes hingegen werden projektspezifische Masken, Verzeichnisstrukturen und Sachmerkmalleisten für technische Dokumente wie CAD-Zeichnungen und Schriftgut verwaltet. Für jede Dokumentart stehen optimal abgestimmte Bedienoberflächen und Funktionen zur Verfügung.

Jedes Projekt verfügt über eine eindeutige Nummernsystematik, unter der sich die Dokumente systematisch ablegen und rasch wiederfinden lassen. Die Ablage von Schriftgut erfolgt nach einem zweistufigen Schlüssel, die von technischen Dokumenten nach einem mehrstufigen Schlüssel. Der Schriftgutschlüssel setzt sich aus der Laufrichtung des Dokuments und einem laufrichtungsabhängigen Zähler, der automatisch mit jedem neuen Dokument hochgezählt wird, zusammen. So besagt beispielsweise der Schriftgutschlüssel „LF_LAC09“, daß das neunte Schriftstück des Projektes von der Lurgi Frankfurt (LF) zur Lurgi Chemnitz (LAC) verschickt wurde. Technische Dokumente sind mit zwei eindeutigen Schlüsseln klassifiziert, einem Lurgi-internen Schlüssel und einem Kundenschlüssel. Der Lurgi interne-Schlüssel setzt sich aus sechs Feldern sowie einem Revisionsindex zusammen, der mit der Erzeugung einer Revision automatisch hochgezählt wird. An die Schlüsselvergabe sind verschiedene Prüfmechanismen und Automatismen geknüpft. Der Kundenschlüssel kann individuell nach den Vorgaben des Kunden gebildet werden und aus mehreren Feldern bestehen.

Lurgi arbeitet sehr intensiv mit Tochterunternehmen, Ingenieurbüros und externen Dienstleistern zusammen. Daher ist es unter anderem im Rahmen der Produkthaftung von großer Bedeutung, den Nachweis zu führen, welche Unterlagen wann, mit welchem Revisionsstand, und an welchen Projektleiter beim Projektpartner verschickt wurden. Zu diesem Zweck verfügt das Pro*File-System über Transmittals. Ein Transmittal besteht aus einem Deckblatt und einer Liste der versandten Dokumente und Zeichnungen. Das Deckblatt gibt den Laufweg an und trägt eine eindeutige Zählnummer sowie die Empfängeradresse. Für die anhängende Versandliste werden die zu versendenden Dokumente und Zeichnungen per Drag & Drop mit dem Transmittal verbunden. Mit dem Versand wird die Liste gesperrt. Transmittals sind eigenständige Objekte des Dokumentenmanagementsystems und lassen sich wie andere Dokumente suchen und selektieren.

Durch die Einführung von Pro*File verfügt Lurgi über ein einheitliches Zeichnungsverwaltungssystem für die AutoCAD- und MicroStation-Systeme. Zu jeder Zeichnung und jedem Schriftstück gehört ein Dokumentenstammdatensatz, der das Dokument, ähnlich einem Personalausweis, durch Merkmale beschreibt. Diese werden in der Datenbank gespeichert. Rechercheanfragen greifen auf die Metadaten zu und ermöglichen so das gezielte Wiederfinden von Dokumenten. Dokumente, die die Bedingungen der Abfrage erfüllen, werden in Form einer Trefferliste angezeigt. So ist es beispielsweise möglich, alle Zeichnungen in einem Kundenprojekt auszuwählen, die im Bereich Leittechnik mit AutoCAD erstellt wurden. Aus der Trefferliste kann dann das entsprechende Dokument ausgewählt werden.

Eine der wichtigsten Anforderungen von Lurgi war es, alle Veränderungen an einer Zeichnung oder einem Dokument lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren. Zu diesem Zweck verfügt das System über ein leistungsfähiges Versions- und Revisionsmanagement. Versionen sind definierte Bearbeitungsstände zwischen zwei Revisionsständen, wohingegen eine Revision ein freigegebener Bearbeitungsstand ist, der nicht mehr geändert werden darf. Die Revisionierung und Versionierung wird über den Pro*File Workflow gesteuert. Eine neu erstellte Zeichnung befindet sich im Status „in Bearbeitung“ und erhält automatisch den Versionsbuchstaben „a“. Eine Zeichnung, die gerade bearbeitet wird, kennzeichnet Pro*File mit einem Sperrvermerk. Nach der Änderung wird die Zeichnung zurückgespeichert und überschreibt die vorhandene Zeichnung. Alle Zeichnungen, die sich nicht im Zustand „in Bearbeitung“ befinden, dürfen mit entsprechenden Viewern angesehen werden. Der Zustand entscheidet auch darüber, welche Mitarbeiter mit einem Dokument arbeiten dürfen und welche Rechte sie an einem Dokument haben. Damit ist gewährleistet, daß nur autorisierte Mitarbeiter zur Freigabe einer Revision berechtigt sind.

Revisionen werden durch Großbuchstaben gekennzeichnet und Versionen mit Kleinbuchstaben. Eine neu erzeugte Version befindet sich automatisch im Zustand „in Bearbeitung“ und läßt sich im Gegensatz zu einer Revision zur Bearbeitung entnehmen. Revisionen entstehen dann, wenn ein Bearbeitungszustand „eingefroren“ wird. Wenn ein neuer fertiger Stand erreicht ist, wird die Zeichung „zur Freigabe“ weitergeleitet. Mit der Freigabe der Zeichnung aktualisieren sich die Metadaten, zu denen auch die Revisions- und Versionszähler gehören. Die neue Revision der Zeichnung ersetzt die bislang gültige, und alle zur freigegebenen Zeichnung gehörenden Versionen werden gelöscht. Alte Revisionen bleiben selbstverständlich erhalten.

Eine der Stärken der von Lurgi spezifizierten Dokumentenmanagementlösung ist die Organisation eines durchgängigen Datenaustauschs zwischen der Lurgi und ihren externen Ingenieurbüros. Die Pro*File Export/Import-Funktion berücksichtigt die Nummernsystematik sowie Revisions- und Versionsstände. Für den Export ist ein festgelegter Nummernbereich reserviert. Die Export-Funktionalität dient dazu, Zeichnungen und Metadaten zur Bearbeitung an Tochterunternehmen oder externe Ingenieurbüros zu übergeben. Dazu werden die Metadaten aus der Microsoft SQL-Server-Datenbank in eine Access-Datenbank übertragen und zusammen mit den zugehörigen Zeichnungen dem Ingenieurbüro zur Bearbeitung ausgehändigt. Für die Dauer der Zeichnungsentnahme sind die betroffenen Zeichnungen und Dokumente für Schreibzugriffe gesperrt. Die Dokumente können jedoch angesehen werden. Nach der Bearbeitung übergibt der Dienstleister die aktualisierte Access-Datenbank zusammen mit den neu erstellten oder veränderten Zeichnungen an Lurgi. Über die Import-Funktion werden die Metadaten aus der Access-Datenbank und die Zeichnungen nach Pro*File übernommen.

Weitere Informationen cav-271

• Einheitliche Verwaltung von Projekten, technischen Dokumenten und Schriftgut,

• leicht konfigurierbare Benutzeroberfläche zur Integration von kundenspezifischen Anforderungen,

• durchgängiges Informationsmanagement,

• allgemeingültiges Datenmodell für alle Anlagenbau-Projekte,

• leistungsfähiges Revisions- und Versionsmanagement,

• transparenter Austausch von Dokumenten mit Tochterunternehmen und Ingenieurbüros,

• Einbindung des 3D-CAD-Systems PDS.