Ein gutes Projektmanagement hilft, Projekte geordnet zu realisieren. Doch was ist mit den Prozessen vor einem Projekt? Mit der Ideenfindung? Ein schweizerisches biopharmazeutisches Unternehmen ließ sich eine webbasierte Anwendung entwickeln, mit der die Ideenfindung vom ersten konkreten Gedanken bis zum späteren Projektstatus durchgängig festgehalten wird.
In der Kreativität der Mitarbeiter liegt einer der wichtigsten Aktivposten eines Unternehmens. Doch viele Ideen geraten aus den unterschiedlichsten Gründen wieder in Vergessenheit. Ein schweizerisches Pharmaunternehmen stand genau vor diesem Problem. Denn Innovation ist für das in 23 Ländern vertretene Unternehmen einer der Core Values. Doch wie schafft man es in einem großen Unternehmen, alle Ideen festzuhalten? Viele Ideen entstehen, manche davon immer wieder, doch nur ein Bruchteil davon wird tatsächlich realisiert. So wurde nach einer Anwendung gesucht, die es erlaubt, alle Ideen zu dokumentieren und transparent zu machen und so die innovativen Prozesse innerhalb des Unternehmens unterstützt.
Als Spezialist für innovative IT-Lösungen im Produktentstehungsprozess wurde das Unternehmen in-integrierte informationssysteme mit der Realisierung dieser Anwendung beauftragt. Die Anforderungen an die zu entwickelnde Anwendung können wie folgt zusammengefasst werden: Kein weiteres Projektmanagement, sondern den kreativen Prozess dokumentieren, alle Schritte von der ersten Idee über die verschiedenen Stadien bis zum Beginn eines Projekts transparent festhalten. Anders ausgedrückt: Gesucht wurde eine intelligente digitale Pinnwand, auf der alle Ideen übersichtlich in ihren jeweiligen Stadien festgehalten sind.
Professionelle Umsetzung
Innerhalb von zwei Monaten wurde die gewünschte Anwendung als webbasierte Applikation realisiert. Möglich war dies durch den bewährten Ansatz der IT-Spezialisten: Analyse der genauen Anforderungen, frühe Einbeziehung der Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess, Erstellung eines Konzepts, und nach dessen Freigabe, die kompetente Realisierung mit bewährten Werkzeugen. Heute ist PFM (PortFolio Management), das von bis zu 50 Mitarbeitern aktiv genutzt werden soll, eine webbasierte Plattform mit einem ganzheitlichen Ansatz, um Produkte und Projekte kontinuierlich zu verfolgen und zu bewerten. PFM ist dabei nicht nur auf die Pharmabranche ausgerichtet, sondern kann ebenso in anderen Branchen im Ideenfindungs- und Entwicklungsprozess eingesetzt werden. Alle Erfolg versprechenden Ideen können festgehalten, abgerufen und ausgewertet werden, und es ist möglich, eine Idee vom ersten konkreten Gedanken bis zum aktuellen Projektstatus zu verfolgen.
Die Lösung basiert auf der ASP.net-Technologie (Active Server Pages.net), einer serverseitigen Technologie zum Erstellen von Webanwendungen auf Basis des Microsoft-.net-Frameworks. Die webbasierte Anwendung bildet den Innovationsprozess so ab, dass dieser von der ungefilterten Idee mit zunehmendem Reifegrad über mehrere Stufen zum verabschiedeten Projekt führt.
In vier Stufen zum Projekt
In Stufe 1 können alle Mitarbeiter (Forschung, Entwicklung etc.) ungefiltert und formlos in eine Art Datenbank ihre Ideen und Einfälle eingeben, die aufgrund einiger Angaben systematisiert und vorsortiert werden können. In Stufe 2 prüft ein sogenannter Genehmiger bzw. ein Genehmigerteam die eingegangenen Ideen und systematisiert sie in „Ablegen in Archiv“ oder „weiterverfolgen“, indem er die nächste Stufe anstößt. In Stufe 3 wird die bisher unstrukturierte Idee in einer standardisierten Eingabemaske entsprechend den Anforderungen eines Projekts aufbereitet. Das Proposal entsteht. Hier werden dann weitere Daten gesammelt und aufbereitet, wie zum Beispiel der Ressourcenbedarf, die Ressourcenauslastung, korrespondierende Proposals und weitere projektrelevante Daten, die zudem in Diagrammen aufbereitet werden. Nun besteht die Möglichkeit, anhand der Anforderungen mit verschiedenen Filtern das Proposal zu beleuchten (Abteilungsfilter, Ressourcen etc.). In Stufe 4 wird auf Basis der Daten und Informationen, die das PFM gesammelt und strukturiert hat, eine Entscheidung gefällt, ob aus der Ursprungsidee ein reales Projekt wird. In einer History.net werden während des gesamten Prozesses alle Eingaben, hinzugefügten Informationen und Änderungen in einer Art „Logging“ transparent dokumentiert. Wichtig sind neben der Datenstruktur vor allem die grafischen Auswertungen. Permanente Übersichten aller derzeit stattfindenden Aktivitäten, Ressourcen und Projektabhängigkeiten ermöglichen es, gezielt Schwerpunkte zu setzen und so die verfügbaren Ressourcen optimal einzusetzen. Vor allem aber soll und kann die Anwendung den innovativen Prozess innerhalb des Unternehmens unterstützen.
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