Elektronisches Dokumenten-Management

Dipl.-Ing. Jürgen Tempel

Eine Anlage ist ein äußerst komplexes technisches Gebilde. Um eine Anlage – gleich, ob z.B. Chemie- , Kraftwerksanlage oder auch Raffinerie – zu bauen, entstehen beim Anlagenhersteller sehr große Mengen an Informationen, die die Anlage beschreiben und Voraussetzung dafür sind, daß die Anlage zunächst überhaupt hergestellt werden kann. Die entstehenden Informationen sind als Dokumente verfügbar: elektronisch, mikroverfilmt oder in Papierform. Die Anlage entsteht somit zu 100% nach den Beschreibungen und Informationen, die sich auf Zeichnungen, Plänen und Schemata befinden.

Der Anlagenbetreiber hat während der langen Nutzungsphase der Anlage oft genug das gegensätzliche Problem: Änderungen in der Anlage, die sich aufgrund von Instandhaltungsmaßnahmen präventiv oder im Schadensfall ergeben, müssen nachdokumentiert werden. Die Dokumentation muß ein 100%iges Abbild der physischen Anlage sein.

Der Anlagen-Dokumentation im Rahmen des Betriebsführungssystems kommt daher eine besondere Rolle zu, wobei moderne Elektronische Dokumenten-Management-Systemen (EDM) hier wesentliche Hilfestellung leisten können.

Die anlagenbeschreibenden Dokumente lassen sich entsprechend Abbildung 1 klar strukturieren.

Elektronisches Dokumenten-Management braucht neben dem systemtechnischen genauso dringend einen organisatorischen Ansatz.

Erfolgreiche Systemeinführung beginnt mit dem Bewußtsein, daß die Akzeptanz bei allen Beteiligten für die Sache, und letztlich auch für ein System, primäre Erfolgsgrundlage überhaupt ist und diese Akzeptanz nur durch aktives Einbeziehen der Mitarbeiter zu erlangen ist. Mitarbeiter sind und bleiben das kostbarste Gut eines Unternehmens. Sie sind u.a. im Unternehmen in Engineeringprozessen integriert und generieren und nutzen Informationen unter Verwendung geeigneter Methoden und Systeme.

Ausgangspunkt einer erfolgreichen EDM-Systemeinführung – und erst recht der Systemauswahl – sollte eine unternehmensspezifische EDM-System-Strategie sein. Die Überlegung, wofür das EDM-System im Unternehmen in Ausbaustufen nutzbar sein muß, ist anzustellen, bevor und nicht nachdem ein System im Hause ist.

Eine Strategie ist ein genau geplantes Vorgehen und beschreibt somit Ziele, Inhalte, Meilensteine, Ressourcen, etc. Ausgehend von der Zieldefinition und bei Berücksichtigung übergeordneter Strategien, sind in einem Projekt „EDM-System-Strategie“ die Anforderungen an das EDM-System zu definieren, um deren funktionale Umsetzung mit dem System anschließend in Teilprojekten überschaubaren Inhaltes zu planen. Um Anforderungen zu definieren, also das Soll zu bestimmen, muß man zunächst das Ist kennen.

Hierzu müssen bestehende und geplante Systeme sowie aktuelle und geplante Anwendungsprogramme analysiert werden. Schwerpunkt der Analysephase sind die EDM-Objekte, wie z.B. Pläne, Schemata, Einzelteil- und Zusammenbau-Zeichnungen, Teile, Stücklisten, Modelle, Berechnungstabellen, Spezifikationstexte, Prüfberichte, Bedienungsanleitungen, Wartungspläne usw.

Deren Erstellungs-, Änderungs- und Verteilprozesse sind aus EDM-Sicht von primärem Interesse, da diese Sub-Prozesse entscheidend sind für die Verfügbarkeit dieser Analgeninformationen. Der Fokus auf zunächst diese Prozesse ist für viele der späteren EDM-Systemanwender bereits in der Analysephase das Schlüsselerlebnis zur Akzeptanz der Lösung: pragmatische Prozeßunterstützung mit Beibehaltung genügender Freiheitsgrade für Kreativität der Ingenieure.

Aus Unternehmenssicht ergibt sich hier ein entscheidender Ansatz für den schnellen produktiven EDM-System-Einsatz.

Bei der bereits mehrfach hervorgehobenen Komplexität der Thematik ist es besonders wichtig, die Anforderungen an eine EDM-Systemlösung gut zu strukturieren. Abbildung 2 zeigt eine Darstellung grober modularer Blöcke der EDM-Thematik. Solch eine Struktur ist vor allem deshalb sinnvoll, da sich nach ein und denselben Muster Anforderungen definieren und Systeme bewerten lassen. Die Anforderungen münden dann – unter Berücksichtigung des überhaupt technisch Machbaren – in ein Lastenheft zur Systemauswahl.

Nach der Definition aller technischen und funktionalen Anforderungen gilt es, diese Anforderungen mit einem geeigneten Verfahren hinsichtlich ihrer Bedeutung gegeneinander zu gewichten. Zum ersten wird damit eine Zuordnung einzelner Funktionalitäten zu den Realisierungs-Teilprojekten erleichtert (Inhalte und Meilensteine der Strategie), zum zweiten ergeben sich hieraus Schwerpunkte (übersichtliche Checklisten) für Systempräsentationen und Besuche von Referenzkunden der Anbieter (man hat eigene Vorstellungen, was man sehen will, und man muß sich nicht nur das zeigen lassen, was der Systemanbieter gerade gut kann) und zum dritten wird die Grundlage für den Vergleich in Frage kommender Systeme überhaupt geschaffen.

Auf dieser Basis läßt sich z. B. mit Hilfe verfügbarer Systeme-Kataloge zunächst eine erste Vorselektion möglicher Lösungsanbieter durchführen.

Nach einer gezielten Befragung dieser Anbieter mittels Fragenkatalog (Extrakt aus Lastenheft) ist es erfahrungsgemäß möglich, die Zahl geeigneter Systeme auf maximal drei zu beschränken. Im Ergebnis dieser Veranstaltungen sind die Systeme zu bewerten und als Grad funktionaler Abdeckung den gewichteten Anforderungen gegenüberzustellen. Nichtquantifizierbare Faktoren, die vor allem den Leistungsanbieter selbst betreffen (z.B. wirtschaftliche Situation, Herkunft / Standorte, Partner, Marktpräsenz, Größe, Referenzen, etc.), sind durch eine Chancen-/Risiken-Betrachtung auswahlrelevant zu berücksichtigen. Abildung 3 zeigt die wesentlichen Phasen einer erfolgreichen EDM-Systemeinführung.

Häufig wird solch ein Vorgehen von verschiedenen Seiten als zu zeit- und kostenaufwendig und damit der schnellen Systemeinführung als im Wege stehend abgetan. Der Erfolg der Systemeinführung läßt sich allerdings nur am erfolgreichen produktiven Einsatz des Systems messen. Der Zeitraum bis dahin verkürzt sich durch einen überschnellen Systemkauf keinesfalls, denn wenn das System von den Anwendern akzeptiert werden soll, wenn es wirklich „laufen“ soll, müssen die Anforderungen in jedem Falle definiert werden, um das System daraufhin anzupassen. Geschickterweise macht man die Anforderungsdefinition vor dem Kauf und minimiert so gleichzeitig noch das Risiko eventueller Fehlentscheidungen. Auch stellt sich die Frage, wie man sein EDM-Projekt überhaupt kalkulieren will, wenn der Anbieter – selbst wenn er wollte – in der Angebotsphase keine Anpassungsaufwände schätzen kann. Übrigens ist eine maximale Zeitdauer für Anforderungsdefinitions- und anschließende Systemauswahlphase von vier bis sechs Monaten bei Anlagenbetreibern mittlerer Größe ausreichend.

E cav 261