Seit über 50 Jahren produziert die Egli’s frische Küchenkräuter AG aus dem Schweizer Riedbach in der Nähe von Bern frische Kräuter, Sprossen und andere pflanzliche Zutaten. Das Unternehmen entstand aus einem Bauernhof, ist über die Jahre gewachsen und hat sein Produktportfolio stetig erweitert. Dafür sorgen nicht nur die zahlreichen Mitarbeiter, sondern auch die technischen Anlagen für die Aufzucht, Ernte und Verpackung der Lebensmittel. Die Maschinen, die bei Egli’s eingesetzt werden, müssen mit einer Konformitätsbescheinigung des Herstellers versehen sein. Diese Erklärung bestätigt, dass die Anlage oder die zum Einsatz kommenden Materialien für den direkten Kontakt mit Lebensmitteln geeignet sind. Zudem ist es wichtig, dass die Anlagen in regelmäßigen Abständen gewartet werden. Hinsichtlich der Ausführung einer sicheren Instandhaltung hat sich der Hersteller für die Wartungssoftware der Firma Hoppe Unternehmensberatung entschieden.
Selbständige Anwendung notwendig
„Für uns war es eine der großen Herausforderungen bei der Instandhaltung, wie wir die Organisation und die Planung der Wartungsintervalle bewerkstelligen“, unterstreicht Stefan Egli, Geschäftsführer der Egli’s frische Küchenkräuter AG. „Auch die Erfassung der verrichteten Arbeiten und die daraus entstehenden Kosten sowie die Ablage aller benötigten Dokumente war ein wichtiger Faktor für uns“, ergänzt er. Entscheidend war für einen reibungslosen Ablauf, die Mitarbeiter bei ihren organisatorischen Arbeiten zu unterstützen und sie beispielsweise an Prüftermine zu erinnern.
Die Wahl fiel auf die Softwarelösung Wartungsplaner der Firma Hoppe. „Es ist wichtig, dass die Software nicht nur effizient arbeitet, sondern auch für jeden Mitarbeiter bei uns im Betrieb verständlich ist und uns sofort bei der Umsetzung der geforderten Maßnahmen unterstützt“, so Stefan Egli.
Die Software musste verschiedene innerbetriebliche Kriterien erfüllen. So war es unabdingbar, dass alle Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen, Schmierpläne sowie Konformitätserklärungen als PDF hinterlegt werden können. Das betraf ebenso die Wartungsintervalle und -anweisungen. Darüber hinaus war entscheidend, dass die Anwender durch eine spezielle Funktion an den genauen Termin der Instandhaltung erinnert werden. Die Software sollte Wartungsaufträge automatisch generieren und auch ausdrucken können. Weiter sollten Wartungskosten pro Anlage hinterlegt und ausgewertet werden. Dabei durfte die Bedienung nicht zu kompliziert und von jedermann durchführbar sein.
Eingabe von Daten und Intervallen
„Bevor wir das Softwaretool überhaupt produktiv einsetzen konnten, mussten wir die Stammdaten aller Anlagen, Maschinen und Geräte zusammentragen, strukturieren und eingeben“, erinnert sich Stefan Egli. Um für eine Übersichtlichkeit zu sorgen, wurden die Komponenten in fünf unterschiedliche Typen unterteilt. Die Software ermöglichte die Anlage von Produktionsmaschinen, Verpackungsmaschinen, Haustechnik, Messgerät und Betriebsmaschinen. Die Daten gibt der Anwender in das Tool ein. Hier lassen sich neben Maschinenbezeichnung, Gruppe, Kostenstelle oder Standort auch Bilder, Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen, Adressen und andere Informationen hinterlegen. Je mehr Daten eingegeben werden, umso korrekter und detaillierter lassen sich Auswertungen und Statistiken erstellen.
In einem zweiten Schritt wurden die Wartungsintervalle festgesetzt. So wissen die zuständigen Mitarbeiter immer, wann sie die Wartungsarbeiten zu verrichten haben. Die Software gibt über eine Erinnerungsfunktion darüber Auskunft. Welche Wartungsintervalle ausgewählt werden, kommt auf die Herstellervorgaben sowie auf gesetzliche Bestimmungen, Arbeitssicherheit und Kundenanforderungen an. Darüber hinaus wurden auch sämtliche Serviceverträge von externen Dienstleistern in der Software erfasst. Was sich nach einer großen Menge an Informationen anhört, wird durch das Tool anschaulich dargestellt. Der Verantwortliche für die jeweilige Maschine kann sich dafür zum Beispiel eine Monatsübersicht mit allen geplanten Arbeiten darstellen oder ausdrucken lassen. Beim Anklicken eines bestimmten Tages erscheinen dann etwa alle Aufträge in der Kurzfassung. So wissen die Mitarbeiter, welche Arbeiten noch anstehen und erledigt werden müssen. Wird eine Wartung durchgeführt, kann der Techniker einen Wartungsauftrag ausdrucken und diesen dann bei erfolgter Wartung unterschreiben. Auch dieses Dokument lässt sich wieder im Tool hinterlegen, sodass jederzeit kontrolliert werden kann, wann die Wartung erledigt wurde. Im Wartungsplaner sind die jeweiligen Arbeitsanweisungen verständlich Schritt für Schritt hinterlegt. So können auch neue Mitarbeiter die Wartungen fachgerecht durchführen.
Lückenlose Dokumentation
Auch bei Defekten außerhalb der geplanten Wartung hat sich die Software bei der Firma Egli bewährt. „Dank der Dokumentation haben wir genau im Blick, welche Wartungsarbeiten an der Anlage getätigt wurden. So weiß auch ein externer Dienstleister bei einer Reparatur immer lückenlos über die Historie der Maschine Bescheid, wie beispielsweise über die absolvierten Arbeiten oder die verwendeten Ersatzteile“, berichtet Stefan Egli. Die Reparaturarbeiten lassen sich vollständig im Tool dokumentieren und können bei der nächsten turnusmäßig notwendigen Wartung aufgerufen werden.
Gerade in der Lebensmittelindustrie ist es wichtig, dass die Maschinen nur dann gewartet werden, wenn sich keine Lebensmittel in oder an der Maschine befinden. Auch über diesen wichtigen Vorgang informiert das Tool. Denn durch eine Wartung könnten Lebensmittel verunreinigt werden. Sind am Ende alle Instandhaltungsarbeiten durchgeführt, muss die Anlage für die Produktion erst wieder freigegeben werden. Dies erfolgt bei Egli‘s in zwei Schritten: Zunächst erteilt der Techniker die technische Funktionsfreigabe, nachdem er die Anlage einer ausführlichen Kontrolle unterzogen hat. Dann folgt die Hygienefreigabe. Hier muss der Produktionsleiter bestätigen, dass auf der Anlage wieder Lebensmittel hergestellt, verarbeitet oder verpackt werden dürfen. Alle beiden Freigabeschritte werden anschließend im Tool protokolliert und archiviert.
Fazit
Die Instandhaltung der Anlagen und Maschinen ist gerade in der Lebensmittelbranche ein heikles Unterfangen. Damit Hersteller wie die Egli’s frische Küchenkräuter AG aus der Schweiz mit ihren Maschinen lebensmittelkonform produzieren können, ist eine digitale Unterstützung bei der umfassenden Wartung zielführend. Mit dem Wartungsplaner können die Mitarbeiter die Arbeiten nach Plan und zum festgelegten Zeitpunkt durchführen. Dank der lückenlosen Dokumentation sind die Daten der jeweiligen Anlagen jederzeit von Mitarbeitern und externen Dienstleistern abrufbar, sodass sich selbst unerwartete Störungen und Reparaturen schnell beheben lassen können.
Hoppe Unternehmensberatung, Heusenstamm
Autor: Thomas Meiler
Freier Journalist
