Spinat, saisonales Gemüse und Kräuter der Marke Iglo gehören seit Generationen auf die Teller vieler Haushalte. 1963 startete bei Iglo in Reken die Spinatproduktion, die sich später auf die Verarbeitung und die Tiefkühlung weiterer Gemüse und anderer Produkte ausweitete und der Marke zu einem hohen Bekanntheitswert in Deutschland verhalf.
Im Münsterland verarbeitet Iglo in Zusammenarbeit mit ca. 120 Vertragslandwirten jährlich rund 50 000 t Spinat sowie einige tausend Tonnen Kräuter und Herbstgemüse zu etwa 360 verschiedenen Artikeln.
Zwischen der Ernte des Gemüses und der Tiefkühlung vergehen nur wenige Stunden. Verlässlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz bestimmen am Standort Reken das Tagesgeschäft. Diese Eigenschaften wünschten sich die Verantwortlichen auch für das Dokumentenmanagement ihres Qualitätsmanagementsystems und suchten dafür nach einer geeigneten QM-Software. „Unser bisheriges, auf gängigen Office-Lösungen basierendes System hat uns vor ein Problem gestellt, das viele Unternehmen kennen: Die verschiedenen Dokumente des über die Jahre gewachsenen Systems waren in verschiedenen Ordnern auf dem Laufwerk des Werkes verteilt. Das hat die schnelle Bereitstellung von Informationen erschwert. Darum war es an der Zeit, ein zentrales, softwarebasiertes System aufzubauen“, berichtet Eva-Maria Laumann, die im Bereich Quality Assurance bei Iglo arbeitet.
Dokumentenmanagement optimiert
Dafür suchten die Verantwortlichen nach einer QM-Software zum Aufbau eines transparenten Dokumentenmanagements, mit dem sich die gewünschten Informationen gut und schnell auffinden lassen. Es sollte durch elektronische Workflows sowohl die Dokumentenerstellung als auch Prüfung, Freigabe, Verteilung und Ablage im Arbeitsalltag vereinfachen sowie Änderungshistorien nachvollziehbar machen. Bei der Suche nach der passenden Lösung stießen die Verantwortlichen auf die Softwarelösungen für Qualitätsmanagement und integrierte Managementsysteme der Consense GmbH. Die Software des Aachener Unternehmens ist flexibel und skalierbar. Die Basis bildet das Prozess- und Qualitätsmanagement, das sich durch zahlreiche Module für weitere Managementbereiche erweitern lässt. Nach einem Besuch bei einem Referenzkunden fiel die Wahl auf die QM-Software Consense IMS Enterprise. Eva-Maria Laumann: „Mit der neuen Software, die unsere aktuellen Anforderungen sehr gut abdeckt, konnten wir unser Dokumentenmanagement an vielen Stellen optimieren.“
Mit der QM-Software lassen sich dezentral organisierte und komplexe Managementsysteme mit verteilten Organisationsstrukturen aufbauen. Die Software bildet alle relevanten Normen und Vorgaben transparent ab und führt diese unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen. Sie ist als Desktop-Anwendung (Consense Suite) und zusätzlich als Webanwendung (Consense Portal) verfügbar, die endgeräte- und betriebssystemunabhängig eingesetzt werden kann. Iglo hat sich für beide Varianten entschieden. „Die Consense Suite bietet uns einige zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten. Dafür ermöglicht das Consense Portal unseren Mitarbeitenden, die im Arbeitsalltag viel im Werk unterwegs sind, den mobilen Zugriff von jedem Ort aus auf die Inhalte des Systems“, erklärt Eva-Maria Laumann.
Chance zum „Entschlacken“
Im April 2022 startete Iglo in Reken mit dem Rollout des neuen Systems. Die Software bildet die im Werk ablaufenden Prozesse in Form von Flussdiagrammen ab. Mit dem integrierten Prozesseditor lassen sie sich schnell und einfach modellieren. „Wir haben dabei die Gelegenheit genutzt, Ballast abzuwerfen: Wo notwendig, haben wir Prozesse überarbeitet und aktualisiert oder durch neue Prozessbeschreibungen ergänzt. Damit sind die Inhalte des Systems auf aktuellstem Stand“, so Dirk Hullerum, Leiter der Qualitätssicherung am Standort. In der Ebene unterhalb der Prozesse wurden weitere Informationen und gegebenenfalls zugehörige Dokumente hinterlegt und mit den verantwortlichen Mitarbeitenden verknüpft.
Bis August 2022 hatte Iglo bereits 70 % der Vorgabedokumente in das neue System eingepflegt. Die komplette Belegschaft im Werk in Reken nutzt jetzt die QM-Software Consense IMS Enterprise. Bei der Anmeldung gelangen die Mitarbeitenden auf ihre personalisierte Startseite und werden hier über die anstehenden Aufgaben und Änderungen benachrichtigt. „Die personalisierte Startseite ist ein echter Gewinn: Hier hat jede und jeder Einzelne in übersichtlicher Kacheldarstellung auf einen Blick all das, was für ihre oder seine Tätigkeit relevant ist, ohne dass die Seite überfrachtet ist“, berichtet Eva-Maria Laumann. Im neuen System findet die Belegschaft sämtliche Vorgabedokumente, Verfahrensanweisungen, Checklisten, Formulare sowie weitere Informationen. Darüber hinaus leitet die Software beim Zugriff automatisch auf die aktuell gültige Version eines Dokuments. Über vergebene Rollen und Rechte werden Zugriffs- und Änderungsberechtigungen der im System enthaltenen Informationen geregelt.
Zeitersparnis im Arbeitsalltag
Viel Zeit lässt sich durch die automatischen Workflows der integrierten Managementsystemsoftware sparen. Zum Beispiel werden für die einzelnen Dokument- und Prozessarten Prüf- und Freigabeworkflows definiert. Dabei durchläuft ein digitales Dokument automatisch einen vorgegebenen Weg in definierter Reihenfolge, d. h. es wird immer an die nächste im System hinterlegte Stelle bzw. Person adressiert. Mithilfe der Voreinstellungsmöglichkeiten ist definiert, wer welche Unterlagen freigeben darf. Verantwortliche können außerdem feststellen, auf welchem Stand sich ein Freigabeprozess gerade befindet. „Es gibt Vorgänge, bei denen beispielsweise die Teamleiter aus allen drei Schichten in unserer Produktion ein Dokument prüfen müssen. Früher war es sehr aufwendig, im Blick zu behalten, wessen Antwort noch aussteht. Das erledigt jetzt das System und erinnert gegebenenfalls die betreffende Person an die Rückmeldung“, so Eva-Maria Laumann.
Praktische Suchfunktion
Dass sich die gesamte Dokumentation für das Qualitätsmanagement von Iglo in Reken nun an einem zentralen Ort befindet, erleichtert das Auffinden von Dokumenten. Die Mitarbeitenden können entweder die Schlagwort- oder Volltextsuche nutzen oder anhand der Prozesslandkarten, die mit allen Teil- und Unterbereichen verknüpft sind, navigieren. In der Praxis hat sich die Suchfunktion bewährt: Die Mitarbeitenden nutzen zu 95 % die Schnellsuche. Dirk Hullerum: „Im Qualitätsmanagement müssen wir zahlreiche Vorgaben von außen befolgen. Das ist mit einer Vielzahl von Dokumenten verbunden. Unser früheres Managementsystem zeigte uns bei der Suche nach einem Dokument komplette Ordner an. Das machte das Auffinden sehr zeitintensiv. Jetzt liefert die Suchfunktion mit einem Klick sehr zuverlässige Ergebnisse.“
Nachdem sich das Dokumentenmanagement mit der QM-Software Consense IMS Enterprise bei Iglo in Reken schon in ersten Audits bewährt hat, steht nun der weitere Ausbau der modularen Softwarelösung an.
Consense GmbH, Aachen
Autor: Dr. Stephan Killich
Geschäftsführer,
Consense
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