Export ohne Umweg

Seit dem Jahreswechsel 2007/2008 ist Klaus-Jürgen Philipp der Geschäftsführer des Getränkeunternehmens Haus Rabenhorst O. Lauffs GmbH & Co. KG in Unkel am Rhein. Leistungsstarke Automatisierungs- und IT-Lösungen sind die Basis für ein optimales Qualitätsmanagement bei Rabenhorst. „Wir haben im Markt einen hervorragenden Ruf, was die Qualität unserer Produkte anbetrifft“, freut sich Philipp. „Eines unserer wichtigsten Unternehmensziele ist es daher, diese Qualität zu sichern. Dabei hilft uns unser IT-Partner CSB-System.“

Mit rund 100 Mitarbeitern wurde 2007 ein Umsatz von 30 Mio. Euro erwirtschaftet. Das breite Sortiment umfasst mehr als 600 Artikel, wobei einer der bekanntesten der berühmte Rotbäckchen-Saft ist. Rabenhorst ist in über 40 Ländern im Export aktiv und generiert den höchsten Auslandsumsatz in Hongkong.

Bereits vor sieben Jahren hat sich Rabenhorst der Auswahl eines passenden ERP-Systems für das CSB-System entschieden. „Es wird heute bereichsübergreifend für die Planung von Logistik, Einkauf und Vertrieb, Produktion sowie Marketing, Controlling und Finanzen eingesetzt”, erklärt Claude Greiner, IT-Leiter bei Rabenhorst.

Im Vordergrund der aktuellen Entwicklungen im Hause Rabenhorst steht die mobile Datenerfassung beispielsweise im Bereich der Kommissionierung mit M-ERP: „Wir haben bei Rabenhorst vor Kurzem erfolgreich ein umfassendes Upgrade auf die Version 4.2 des CSB-Systems realisiert. Damit wollten wir unter anderem das Ziel einer mobilen Gestaltung des Informationsflusses innerhalb der Unternehmensprozesse bei Rabenhorst erreichen“, erklärt Greiner.

Daraus resultieren für das erfolgreiche Getränkeunternehmen weitere Vorteile, denn die vollständige Integration des mobilen Informationsaustausches (M-ERP) in das CSB-System sichert einen hohen Mobilitätsgrad mit allen Kostenvorteilen. In der Kommissionierung kann Rabenhorst die jeweils benötigten ERP-Module auf den mobilen Endgeräten abrufen und so auf eine gesicherte, homogene Datenbasis zugreifen. Ein weiterer Fokus wurde kürzlich auf die elektronische Zollabwicklung gelegt.

Der 1. Juli 2009 war für die Logistikverantwortlichen bei Rabenhorst ein wichtiger Termin. Seit diesem Termin ist die Teilnahme am Atlas-Verfahren (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) obligatorisch. Die Ausfuhranmeldungen müssen auf elektronischem Weg an die Zollbehörden gemeldet werden: „Wir hatten somit keine Wahl, da die klassische Papiermethode nicht mehr zulässig ist. Zwar hat man theoretisch noch Zeit, um auf Atlas umzusteigen, doch haben wir uns schon sehr frühzeitig damit auseinandergesetzt“, betont Greiner.

Um die Integration der IT-Infrastruktur zu wahren und weiterhin von einer IT-Lösung aus einem Guss zu profitieren, wurde Mitte Juni dieses Jahres das CSB-Atlas-Ausfuhr-Modul erfolgreich im Hause Rabenhorst implementiert. Seit dem 1. Juli können somit die Zollunterlagen elektronisch mit dem Zoll ausgetauscht werden.

Das Atlas-Ausfuhr-Modul ermöglicht Rabenhorst erhebliche Zeiteinsparungen im Personalbereich bei gleichzeitig sehr kurzen Amortisationszeiten. Die vollständige Integration in das CSB-System sorgt für schnelle und transparente Zollanmeldungen sowie eine fehlerfreie Exportdatenbearbeitung.

Ausgangspunkt der Zollanmeldung bilden die im CSB-System erfassten Aufträge. Optional können über die integrierte Tourenplanung alle Aufträge unter dispositiven und wirtschaftlichen Gesichtspunkten optimal zusammengefasst werden. Dies gewährleistet eine zeit- und kostenorientierte Gestaltung der gesamten externen Logistik. Mit den so zusammengestellten Daten ist der Anwender in der Lage, eine Ausfuhranmeldung mit dem CSB-System automatisiert und ohne redundante Datenerfassung vorzunehmen. Dabei werden alle Aufträge bzw. optional alle Lieferungen, deren Ziel in einem Nicht-EU-Mitgliedsstaat liegt, übersichtlich dargestellt.

Bei Rabenhorst können die berechtigten Anwender über eine intuitive Benutzerführung Aufträge bzw. zu einer Tour zugehörige Aufträge zu einer Ausfuhranmeldung zusammenfassen. Nach erfolgter Zusammenfassung werden im nächsten Schritt alle Daten für die Ausfuhranmeldung in der Erfassungsmaske vorgeblendet.

Durch die Vorbelegung exportspezifischer und auftragsbezogener Daten wird ein Großteil der notwendigen Daten automatisiert eingetragen. Damit dabei der Grad der Vorbelegung maximiert wird, wurden im Vorfeld im CSB-System in den Stammdaten alle exportrelevanten Artikel zu Waren-nummern zugeordnet. Die Anlage der Warennummern geschieht automatisiert durch eine Importfunktion sowohl für Warennummern als auch für die zugehörigen Tariftexte. Über die Warennummern erfolgt bei der Ausfuhranmeldung eine vom System direkt vorgenommene Gruppierung.

In Verbindung mit den für die Anmeldung erforderlichen Kennzeichen des Verfahrens sind damit alle postenbezogenen Daten verdichtet und werden direkt vom System für die Anmeldung bereitgestellt. Zu den artikelbezogenen Vorbelegungen werden außerdem die empfängerbezogenen Informationen aufbereitet und für die Anmeldung vorgeschlagen. Dabei unterstützt das CSB-System Rabenhorst bei allen Szenarien. So werden zum Beispiel bei mehreren Empfängern die Warennummern den einzelnen Empfängern zugeordnet. In der weiteren Bearbeitung werden eventuell notwendige Unterlagen und Vorpapiere den jeweiligen Warenpositionen zugeordnet. Dabei kann Rabenhorst optional, z. B. über hinterlegte Codelisten, Informationen zuweisen oder alternativ manuell Informationen hinzufügen.

Nach Abschluss der Erfassung aller anmelderelevanten Daten erfolgt die Übertragung der Daten an das zuständige Zollamt. Die durch Atlas vorgegebene Schnittstellenbeschreibung wird für jedes Anmeldeverfahren genutzt und stellt somit keinerlei administrativen Aufwand dar. Über die integrierten EDI-Module des CSB-Systems findet die Kommunikation zwischen Rabenhorst und der Zolldienststelle statt. Die Bearbeitung der Zollanmeldung erfolgt durch die Dienststelle mit anschließender Rückübertragung in das CSB-System.

Nach entsprechender Rückmeldung der Zolldienststelle kann das angefügte PDF-Formular direkt dem Fahrer bzw. der Spedition zur Verfügung gestellt werden. Umgekehrt wird im CSB-System die gesamte Kommunikation in einem Logbuch dokumentiert und über das integrierte Dokumenten-Management-System archiviert.

„Da wir Atlas als integrierte Business-Lösung in direkter Verbindung mit unserem ERP-System nutzen, können wir eine Kostenersparnis von ca. 30 % realisieren“, resümiert Greiner.

Halle A4, Stand 309

Online-Info www.dei.de/0909407