Transparente Prozesse sind immer gefragt

Bereits 1892 wurden von Becker & Schmidt, die später in Bodeta umbenannt wurde, Pralinen und Tafelschokoladen produziert. Nach der 1991 erfolgten Abwicklung des ehemaligen VEB-Süßwarenkombinat-Betriebs durch die Treuhand übernahm 1992 die Indawisa Holding aus der Schweiz das Unternehmen. Heute ist Bodeta Süßwaren einer der größten Süßwarenhersteller Sachsen-Anhalts mit einem Umsatz von knapp 13 Mio. Euro.

Damit die Spezialitäten auf dem schnellsten Weg in die Verkaufsregale kommen, setzt das Unternehmen auf eine weitere Zutat: ein leistungsfähiges Enterprise Resource Planning-System. Informationen zu rund 1 000 Materialpositionen, 900 Verkaufsartikel sowie mehr als 1 200 Halbzeugen müssen ständig aktuell gehalten werden. Mit dem veralteten proprietären System, das weder über eine relationale Datenbank noch Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden verfügte, konnte Bodeta die immer komplexeren Anforderungen nicht mehr erfüllen. „Die Prozesse in der Auftragsbearbeitung waren zu aufwändig, die Bürokommunikation war nicht integriert“, blickt Cornelia Frank, verantwortlich für die IT bei Bodeta, zurück. „Wir konnten weder eine Chargenrückverfolgung durchführen noch die Ansprüche unserer Kunden an die Kommunikation und Auswertung entsprechen. Zudem war jede Änderung am System mit viel Aufwand verbunden, ein Datenexport sogar nur über Umwege und mit hohem Papierverbrauch möglich. Darüber hinaus benötigten wir aktuelle und transparente Kalkulationen sowie eine gesicherte Ergebnisrechnung.“

Innerhalb des Auswahlprozesses bei der Suche nach einer integrierten Software konnte SelectLine Software unter verschiedenen Anbietern punkten. So überzeugte neben der Möglichkeit eines problemlosen Übergangs vom Altsystem auf die neue Lösung insbesondere auch die Art und Weise, wie sich SelectLine positionierte: „Wir haben ein zukunftssicheres System gefunden, das die erforderlichen Prozesse integrativ und schlank abbildet“, so Cornelia Frank. „Ein weiterer Aspekt bei der Wahl des Software-Anbieters war für uns außerdem, als Anwender mit unseren Anforderungen ernst genommen zu werden.“

Letztendlich zeichnete sich das Angebot durch hohe Funktionalität für die Lebensmittelbranche aus: Rezepturverwaltung mit Produktspezifikationen nach EU-Lebensmittelrecht, Chargenrückverfolgung über alle Produktionsstufen, Produktionsplanung und -steuerung, EDI-Anbindung zu Handelspartnern und Lieferanten, Provisionsabrechnung für den Außendienst sowie Nachkalkulation einzelner Produktionsaufträge oder Erzeugnisse im Zeitbereich können umgesetzt werden. Ein letzter Entscheidungsgrund war die fachliche Kompetenz des Partners PC Point, der die Anpassung und Implementierung der Programme übernahm.

„Selbstverständlich geht es bei einer Entscheidung für eine neue Informationstechnik immer auch um das Ausschöpfen von Einsparungspotenzialen – zum Beispiel durch eine effizientere Ausnutzung der Rohstoffe und eine Optimierung der Lagerbestände, also der direkten Kapitalbindung“, so Magda Fehlert, zuständig für das Controlling. „Aber ebenso wichtig war für uns, dass wir mit der neuen Unternehmenslösung auch in der Administration das Qualitätsniveau widerspiegeln, das wir zuvor bei der Modernisierung unserer Produktion erzielt haben.“

Im Juni 2006 wurde der Auftrag zur Systemeinführung erteilt, im Juli begann PC Point bereits mit der Installation und der sukzessiven Einführung der Programm-Module. Parallel zur Testphase wurden die Altdaten aus dem alten Unix-Rechner – neben Artikel- und Kundenstammdaten auch die bis zu 20-stufigen Rezepturen – bereinigt und aktualisiert übernommen, Formulare und die Benutzeroberfläche angepasst, Schulungen durchgeführt sowie die Programmerweiterungen vorgenommen. Zum 1. Januar 2007 startete der Echtbetrieb trotz Jahresendgeschäft und Inventur reibungslos und termingerecht. Auf Basis der Datenbank Microsoft SQL-Server sind bei Bodeta Warenwirtschaft mit Kalkulation und Kostenrechnung, Lohn und Gehalt sowie Rechnungswesen mit insgesamt 30 Lizenzen im Einsatz. Durch die direkte Vernetzung der verschiedenen Bereiche in der kaufmännischen Verwaltung sorgen die SelectLine-Module für eine erhebliche Beschleunigung der betrieblichen Abläufe sowie bedeutende Einsparungen und damit für einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Zu den wichtigsten Programmfunktionen zählt die Möglichkeit, für die Geschäftsleitung aussagekräftige komprimierte Statistiken über alle Geschäftsprozesse zu erstellen – hier war Bodeta zum Teil mit in die Entwicklung involviert, so dass die Funktionen entsprechend exakt auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden konnten. Darüber hinaus kommen Funktionen für Vertriebsmanagement, Lagerlogistik, Materialwirtschaft und Fertigung intensiv zum Einsatz, so dass zahlreiche positive Veränderungen innerhalb der Produktion und Administration zu verzeichnen sind.

Bei Bodeta werden die Aufträge per EDI, Fax oder Telefon erfasst. Daraufhin werden den Kunden die spezifischen Artikel zugeordnet, wobei die DV-gestützte Rezepturführung die Basis bildet. Aufgrund der Auftragsdaten werden die Werkaufträge automatisch generiert, die Aufträge laut Produktionsliste abgearbeitet und im Warenausgang entsprechend kommissioniert. „Auch die Zutaten, Rezepturen mit ihren Abhängigkeiten von Luftfeuchtigkeit, Temperatur, Fettgehalt oder Feststoffgehalt sowie gesetzliche Auflagen haben wir problemlos im Griff“, so Cornelia Frank.

Produktionsbegleitend werden die qualitätsrelevanten Informationen aus den Herstellschritten auf Chargenebene erfasst. Damit verfügt Bodeta an jedem Punkt der Produktion sofort über exakte Informationen zum Zustand und den Herstellbedingungen, aktuelle Artikelinformationen, genaue Einstandspreise oder Mengendaten. Magda Fehlert ergänzt: „Auch in der Kostenrechnung ist eine ‚Produktivitätssteigerung‘ zu verzeichnen, bessere Auswertungsmöglichkeiten bieten ein klareres und vor allem aktuelles Bild der Unternehmenssituation.“

In der Tat laufen seit der Einführung von SelectLine sämtliche Geschäfts- und Produktionsprozesse effizienter, wirtschaftlicher und harmonischer ab. Ob bei der Produktionssteuerung, der Rezepturverwaltung nach EU-Lebensmittelrecht, der Chargenrückverfolgung über alle Produktionsstufen, der Budgetierung oder der Grüne-Punkt-Abrechnung – die eingesetzten Module verrichten wertvolle Zuarbeit. Auch aktuelle Anforderungen wie Deklarationspflicht und Rückverfolgbarkeit von Zutaten, Mischungsverhältnissen und Logistikdaten sind mit der Lösung kein Problem. Die Chargenrückverfolgung hilft, im Bestandsmanagement und im Einkauf besser zu wirtschaften. „Da wir unsere Bestände bezogen auf jeden Verarbeitungsschritt genau kennen, können wir heute optimal disponieren. Damit ist es möglich, die Bestände zu reduzieren und näher am Bedarf zu produzieren. Außerdem sind die Kunden per EDI über Bestellabrufe und Lieferavise in die Prozesse eingebunden“, so Cornelia Frank.

„Die Prozesse in Produktion und Administration konnten mit Hilfe der von SelectLine vorgegebenen Informationen optimiert werden, Anforderungen wie z. B. der EU-Verordnungen oder des IFS (International Food Standard) lassen sich einfacher umsetzen. Die Planungssicherheit im Unternehmen ist gestiegen, denn die hohe Transparenz erlaubt schnelles und wirtschaftliches Handeln. Wir haben nicht einfach ein bestehendes System durch ein neues ersetzt, sondern eine Vielzahl an zusätzlichen Möglichkeiten gewonnen, wie etwa mehr Transparenz für das Management oder deutlich optimierte Geschäftsprozesse mit verkürzten Auftragsdurchlaufzeiten“, lautet das Fazit von Cornelia Frank.

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Der Süßwarenhersteller Bodeta auf einen Blick